Mettre à jour les liens dans Excel peut paraître simple, mais honnêtement, cela peut s’avérer un peu complexe selon votre configuration. Si vous avez plusieurs feuilles de calcul liées ou seulement quelques-unes avec des références externes gênantes, savoir les mettre à jour correctement peut vous épargner bien des soucis. Il arrive que les liens deviennent obsolètes, notamment en cas de déplacement ou de changement de nom de fichiers, ce qui entraîne des erreurs ou des données obsolètes. Se familiariser avec ce processus permet non seulement de préserver l’exactitude de vos données, mais aussi d’éviter bien des confusions par la suite. Voici donc une méthode étape par étape, accompagnée de quelques conseils supplémentaires, pour garantir la pérennité de vos liens.
Comment mettre à jour les liens dans Excel – à votre façon
Qu’il s’agisse d’un rapport extrayant des données d’un autre fichier ou de classeurs complexes, apprendre à mettre à jour rapidement les liens vous évitera bien des surprises à l’ouverture de vos fichiers. Il arrive qu’Excel affiche des messages d’avertissement concernant des liens rompus ou obsolètes, et parfois, vous réalisez simplement que les chiffres semblent erronés car le fichier source a été modifié. Ce guide présente la procédure courante et propose des conseils pratiques, notamment sur la modification de la source, la gestion des liens rompus et la gestion des références externes.
Allez-y : ouvrez votre classeur et préparez-vous
- Tout d’abord, ouvrez le fichier Excel contenant les liens à mettre à jour. Si Excel affiche un message indiquant « Vos liens ne sont pas à jour » ou un message similaire, c’est le signe que vous devez vérifier ces liens.
- Si le fichier n’est pas ouvert, les liens ne s’actualiseront pas ; ne sautez donc pas cette étape.Conseil : si vous travaillez avec plusieurs fichiers liés, ouvrez-les tous d’abord pour savoir sur quoi vous travaillez.
Remarque : Sur certaines machines, cela peut être un peu instable ou incohérent ; Excel peut ne pas vous avertir à l’avance. C’est pourquoi il est conseillé de parcourir rapidement les liens dès le départ.
Accédez à l’onglet Données et recherchez « Modifier les liens »
- Accédez à l’ onglet Données sur le ruban en haut.
- Dans le groupe « Connexions », cliquez sur « Modifier les liens ». Si vous ne voyez pas cette option, votre fichier ne contient peut-être pas de liens externes ou ceux-ci sont peut-être intégrés différemment.
Sur certaines anciennes versions d’Excel, « Modifier les liens » peut se trouver sous Données externes. C’est un peu étrange de voir comment Microsoft a déplacé les choses au fil des ans, mais consulter régulièrement l’ onglet Données vous y mènera.
Mettre à jour ou modifier la source de vos liens
- Dans la fenêtre « Modifier les liens », vous verrez la liste de toutes les sources externes référencées par le fichier. Sélectionnez le lien que vous souhaitez actualiser ou modifier.
- Cliquez sur « Modifier la source ». Un navigateur de fichiers s’ouvre alors, vous permettant d’accéder au nouvel emplacement ou à l’emplacement correct du fichier.
- Choisissez le fichier Excel approprié, surtout si vous avez récemment déplacé des fichiers. Si vous mettez à jour une feuille liée qui se trouve sur un autre lecteur, vérifiez le chemin d’accès pour éviter les liens rompus ultérieurement.
Pourquoi cela est utile : c’est un peu comme dire à Excel : « Hé, utilise plutôt ce nouveau fichier.» Cela s’applique si votre fichier source a été renommé, déplacé ou si vous avez finalement réussi à mettre à jour votre source de données.
Liens mis à jour ? Enregistrer et fermer.
- Après avoir sélectionné la nouvelle source, cliquez sur OK.
- De retour dans la fenêtre Modifier les liens, cliquez sur Fermer.
- Enregistrez votre classeur : comme ces liens sont désormais à jour, vos données devraient refléter les informations les plus récentes.
Il arrive qu’Excel vous demande si vous souhaitez mettre à jour les liens lors de l’enregistrement ou de l’ouverture. Dans ce cas, sélectionnez « Oui » et les données les plus récentes seront récupérées.
Gestion des liens brisés ou des données obsolètes
- Si les liens sont rompus ou ne se mettent pas à jour correctement, vérifiez attentivement les chemins d’accès aux fichiers. Une erreur courante consiste à déplacer des fichiers sans mettre à jour les liens.
- Utilisez Remplacer dans Rechercher et remplacer (appuyez sur Ctrl + H) pour rechercher rapidement les chemins erronés ou les références obsolètes.
- Dans certaines configurations, vous devrez peut-être rompre manuellement les liens si la source n’est plus disponible. Sachez simplement que cela supprime entièrement le lien et transforme les formules en valeurs statiques.
Conseil de pro : gardez vos fichiers sources organisés et à des emplacements prévisibles. Lorsque les fichiers sont déplacés, les liens ont tendance à se rompre ou à pointer vers des données erronées, et c’est là que les choses se compliquent.
Conseils supplémentaires pour une navigation en douceur
- Sauvegardez toujours votre fichier avant de procéder à des mises à jour massives de liens. Mieux vaut prévenir que guérir, surtout avec des classeurs volumineux.
- Vérifiez régulièrement vos liens, surtout si vous collaborez ou déplacez des fichiers entre des ordinateurs ou des serveurs.
- Privilégiez les chemins relatifs lors de la conception de vos liens si les fichiers sources restent dans la même structure de dossiers. Ainsi, le déplacement du dossier ne rompt pas les liens.
- Si tout le reste échoue, envisagez d’utiliser des scripts VBA pour les mises à jour en masse ou la correction des liens : c’est plus avancé mais peut faire gagner du temps sur les grands projets.
Quelques questions rapides sur les liens Excel
Comment savoir si mes liens sont obsolètes ou rompus ?
En général, Excel signale ce problème à l’ouverture d’un fichier, en affichant des messages tels que « Les liens vers d’autres classeurs sont rompus » ou « Certains liens ne peuvent pas être mis à jour ».Dans le cas contraire, vous pouvez revenir à « Modifier les liens » pour consulter leur état.
Puis-je mettre à jour plusieurs liens à la fois ?
Oui. Dans la fenêtre « Modifier les liens »Ctrl, maintenez la touche ou enfoncée Shiftpour sélectionner plusieurs entrées, puis cliquez sur « Mettre à jour les valeurs ». Soyez prudent : la mise à jour aveugle de plusieurs liens peut entraîner des retards si certaines sources sont inaccessibles.
Et si je ne veux plus de lien ?
Vous pouvez rompre le lien dans la même boîte de dialogue « Modifier les liens » en sélectionnant la source et en cliquant sur « Rompre le lien ». Sachez que cela transforme les formules en données statiques, ce qui rend impossible toute actualisation ultérieure.
Comment éviter les liens brisés lors du partage de fichiers ?
Utilisez des chemins relatifs et conservez tous les fichiers liés dans le même dossier ou sous-dossier. Vérifiez également les liens avant de les partager pour vous assurer qu’ils pointent vers des emplacements accessibles.
Résumé en un coup d’œil
- Ouvrez votre classeur Excel avec des liens.
- Accédez à l’ onglet Données, cliquez sur Modifier les liens.
- Sélectionnez le lien, choisissez Modifier la source.
- Choisissez le fichier correct ou nouveau.
- Enregistrez et vérifiez si tout est mis à jour correctement.
Conclure
Maîtriser la mise à jour des liens dans Excel n’est pas sorcier, mais si cela fonctionne correctement, cela vous épargnera bien des soucis par la suite. Organisez vos fichiers sources, vérifiez les chemins d’accès lorsque vous déplacez des éléments et vérifiez régulièrement ces liens pour que vos données restent pertinentes. Sur une configuration, cela fonctionnait sans problème, mais sur d’autres, j’ai vu Excel refuser obstinément la mise à jour, sauf si vous modifiez manuellement les chemins d’accès ou redémarrez. Alors, essayez-le ! Espérons que cela vous aidera à maintenir vos classeurs à jour et à jour.