J’ai pensé intervenir ici, car c’est un casse-tête courant. Définir une date d’expiration pour les fichiers partagés sur Google Drive semble très pratique, surtout si vous traitez des données sensibles ou si vous ne voulez pas que les liens circulent indéfiniment. Mais le problème, c’est que sur les comptes gratuits classiques, cette fonctionnalité est quasiment inexistante. Oui, Google la garde en réserve pour les utilisateurs de Workspace. Donc, si vous essayez de le faire avec un compte gratuit, ne vous faites pas d’illusions. Il vous faudra un abonnement Google Workspace pour en bénéficier.
Vous essayez de le faire quand même ? Voici la procédure à suivre avec un compte Workspace. Tout d’abord, connectez-vous à Google Drive avec votre compte Workspace. Trouvez le fichier à partager, faites un clic droit, puis cliquez sur « Partager ». Dans la fenêtre de partage, saisissez l’adresse e-mail de la personne avec qui vous souhaitez partager. Ensuite, recherchez la flèche déroulante à côté de son adresse e-mail dans la zone de partage ; elle se trouve généralement à droite du nom ou de l’adresse e-mail une fois ajoutée.
Ensuite, si votre compte est éligible, vous verrez une option appelée « Ajouter une date d’expiration ». Attention : cette option n’apparaît que si votre compte est un forfait Workspace compatible. Si elle est disponible, définissez la date d’expiration souhaitée, cliquez sur « Terminé », et c’est tout. Sur certaines configurations, cela fonctionne parfaitement, mais sur d’autres, cette fonctionnalité peut être absente. C’est là que réside le problème avec les différents niveaux de compte Google. Parfois, elle n’apparaît qu’après quelques actualisations ou déconnexions.
N’oubliez pas qu’une fois la date d’expiration atteinte, le destinataire ne peut plus accéder au fichier partagé. Vous devrez le repartager ultérieurement si nécessaire. C’est assez étrange, car cette fonctionnalité n’est pas disponible partout et Google ne la rend pas vraiment visible, sauf si vous êtes un utilisateur Workspace.
Comment définir la date d’expiration des fichiers sur Google Drive ?
Méthode 1 : Utiliser Google Workspace
- Connectez-vous à Google Drive avec votre compte Workspace.
- Recherchez et cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous souhaitez partager avec une date d’expiration.
- Sélectionnez Partager.
- Saisissez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous partagez.
- Cliquez sur la flèche déroulante à côté de leur e-mail.
- Si vous voyez Ajouter une expiration, cliquez dessus.
- Choisissez une date d’expiration, puis cliquez sur Terminé.
C’est la méthode principale si votre compte le permet. C’est une méthode simple et intégrée, mais, encore une fois, elle est réservée aux forfaits payants. Si vous ne la voyez pas, vous utilisez probablement un compte gratuit qui ne propose pas cette fonctionnalité.
Méthode 2 : Solutions de contournement (non officiellement prises en charge, mais parfois efficaces)
- Utilisez des modules complémentaires ou des scripts tiers, comme Winhance, qui prétendent ajouter des options d’expiration, mais soyez prudent en matière de sécurité et de support.
- Vous pouvez également définir une politique interne pour désactiver manuellement l’accès après une certaine date, ce qui n’est pas idéal et nécessite un travail manuel.
Honnêtement, Google rend la tâche plus compliquée que nécessaire. Certains se contentent de programmer un rappel pour révoquer manuellement l’accès ou supprimer le lien partagé au bon moment. C’est peut-être plus compliqué que prévu, mais bon, c’est parfois la seule solution avec un compte gratuit.
Une autre chose qui aide —
- Consultez régulièrement la section Partagé avec moi.
- Définissez des rappels de calendrier pour révoquer l’accès ou supprimer des liens si nécessaire.
Questions fréquemment posées :
La date d’expiration n’est pas disponible sur Google Drive ?
Cela signifie généralement que vous utilisez un compte gratuit. Seuls les forfaits Google Workspace intègrent la fonctionnalité permettant de définir des dates d’expiration pour les fichiers partagés. Google adore limiter l’accès aux fonctionnalités des forfaits payants, ce qui est assez agaçant.
La définition d’une date d’expiration est-elle exclusive aux comptes Workspace ?
Oui, c’est exact. Avec les comptes gratuits, vous n’avez que des parts sans date d’expiration. Pour une expérience optimale, il vous faudra passer à une version supérieure.
Comment les utilisateurs gratuits peuvent-ils alors protéger les fichiers sensibles ?
Honnêtement, la meilleure solution est de configurer manuellement un accès limité dans le temps, soit en supprimant manuellement des utilisateurs, soit en modifiant les paramètres des liens. Vous pouvez également utiliser des liens partagés qui expirent après une certaine période, si vous les contrôlez en externe (par exemple sur votre site web ou votre e-mail).Google ne facilite pas les choses, bien sûr.
Combien de temps durent les fichiers partagés sur Google Drive ?
À moins que vous ne définissiez une date d’expiration ou ne supprimiez manuellement l’accès, ces liens restent actifs indéfiniment. Sinon, la définition de dates vous permet d’automatiser le contrôle, mais elle n’est disponible que pour les offres payantes.
J’espère que cela vous éclairera. Si vous avez vraiment besoin d’un contrôle d’expiration, la meilleure solution est de souscrire un abonnement Google Workspace ou de contourner le problème manuellement. Bonne chance et que le partage de fichiers soit plus simple !
Résumé
- Les comptes gratuits Google Drive ne prennent pas en charge les dates d’expiration de manière native.
- Seuls les forfaits Google Workspace intègrent cette fonctionnalité.
- Pour définir une expiration, connectez-vous à Drive avec un compte Workspace, partagez normalement, puis sélectionnez Ajouter une expiration.
- Sur les comptes gratuits, pensez à la révocation manuelle ou aux outils tiers, mais attention aux problèmes d’assistance.
- Révisez régulièrement l’accès partagé et révoquez-le si nécessaire.
Conclure
Globalement, la possibilité de définir des dates d’expiration directement sur les fichiers partagés est une fonctionnalité intéressante, mais les niveaux proposés par Google compliquent les choses. Si cette fonctionnalité est essentielle, la mise à niveau vers Workspace pourrait être la solution. Sinon, les méthodes manuelles ou les rappels sont la meilleure solution. N’oubliez pas que Google adore les fonctionnalités de blocage ; une solution de contournement pourrait donc vous sauver la mise. Espérons que cela vous fera gagner du temps ou évitera toute confusion.