Comment diviser du texte dans Excel : un tutoriel complet étape par étape

Diviser une chaîne dans Excel peut s’avérer étonnamment utile, surtout lorsque vous êtes confronté à une multitude de noms, d’adresses ou de texte mélangés et à une décomposition. C’est frustrant lorsque les données ne sont pas formatées de manière cohérente, et essayer de les nettoyer manuellement ne fait que perdre du temps. Utiliser des fonctionnalités comme la conversion de texte en colonnes ou certaines formules peut s’avérer très utile, mais parfois, les choses ne sont pas aussi simples qu’escompté. Surtout lorsque les données ne sont pas séparées par des délimiteurs évidents, ou que vous devez les diviser en lignes plutôt qu’en colonnes : oui, la situation devient vite complexe. Ce guide vous présente des méthodes pratiques pour diviser des chaînes dans Excel, avec quelques conseils tirés de l’expérience concrète, afin que vous ne vous perdiez pas en essayant de tout comprendre. Parce que, bien sûr, Excel rend parfois les choses plus difficiles qu’elles ne devraient l’être, n’est-ce pas ?

Comment diviser une chaîne dans Excel

Préparez vos données et sélectionnez-les correctement

Mettez en surbrillance les cellules contenant le texte à fractionner. Vérifiez qu’il n’en manque aucune, car Excel n’affectera que ce qui est surligné. Si vous travaillez sur un ensemble de données volumineux, pensez à copier une sauvegarde au préalable ; mieux vaut prévenir que guérir.

Il est essentiel de sélectionner la bonne plage. Sinon, vous risquez de diviser les mauvaises données ou de fausser votre feuille sans vous en rendre compte. Parfois, quelques essais avec un petit échantillon sont la solution avant de se lancer dans l’analyse de la feuille entière.

Accédez à l’onglet Données et recherchez Texte en colonnes

Accédez à l’ onglet Données du ruban ; il se trouve généralement en haut. Recherchez le bouton « Texte en colonnes » dans le groupe « Outils de données ». Sur certaines versions d’Excel, il est simplement là, sans problème.
Cliquez dessus et l’assistant apparaît. C’est pratique, mais parfois caché derrière d’autres options, alors ne le ratez pas.

C’est dans cet assistant que la magie opère : il vous guidera dans le fractionnement selon la méthode choisie. Gardez à l’esprit que le résultat ne sera pas toujours parfait du premier coup avec des données complexes. Attendez-vous à quelques ajustements occasionnels.

Sélectionnez la bonne méthode de division : délimitée ou largeur fixe

Choisissez « Délimité » si vos données sont séparées par des virgules, des espaces, des tabulations ou d’autres caractères. Cliquez sur « Suivant ».
Si vos données sont alignées à des positions fixes, choisissez « Largeur fixe ». Moins courant, mais utile lorsque chaque élément est toujours au même endroit.

Choisissez vos délimiteurs — c’est souvent la partie délicate

Cochez la case correspondant au caractère de séparation de votre texte, comme la virgule, l’espace ou le point-virgule. Si vous avez un séparateur personnalisé, cochez la case « Autre » et saisissez-le (par exemple, une barre verticale | ou un tiret -).
Conseil de pro : Il arrive que les données soient séparées par plusieurs caractères ou des délimiteurs incohérents. Dans ce cas, il peut être nécessaire de les nettoyer un peu avant d’utiliser la fonction Texte en colonnes ou de les combiner avec des formules.

Terminez et voyez vos données réparties

Cliquez sur Terminer. Si tout se déroule comme prévu, Excel divisera vos données en colonnes distinctes selon vos choix. Facile, non ?
Dans certaines configurations, il est judicieux de vérifier si la séparation est parfaite. Parfois, notamment avec des données complexes ou des délimiteurs multiples, elle peut ne pas être parfaite du premier coup. Prévoyez un nettoyage manuel ou différentes options.

Autres astuces et conseils pour diviser des chaînes dans Excel

Si vos données ne sont pas correctement fractionnées, essayez de prévisualiser le fractionnement : une petite fenêtre dans l’assistant vous montre à quoi cela ressemblera. Il peut être nécessaire de décocher ou de cocher différents délimiteurs.
Pour les données qui ne sont pas séparées par des caractères simples, les formules Excel telles que GAUCHE, DROITE, MILIEU, RECHERCHE ou LONGUEUR peuvent faire le gros du travail. Elles sont plus complexes, mais permettent des fractionnements plus complexes.
Si vous avez affaire à des délimiteurs incohérents ou à des données plus complexes, vous devrez peut-être d’abord faire le ménage, par exemple en utilisant Power Query ou un peu de VBA. C’est un tout autre sujet, mais il est important de le savoir.
Faites toujours une sauvegarde avant de faire des fractionnements en masse : on ne sait jamais si quelque chose va mal tourner. Mieux vaut prévenir que guérir.

FAQ — Parce que, soyons honnêtes, vous vous posez probablement ces questions

Et s’il n’y avait pas de délimiteurs clairs ?

Utilisez l’ option « Autre » et spécifiez le caractère qui sépare votre texte. Les données sont parfois séparées par des symboles étranges, voire plusieurs caractères. Soyez donc créatif.

Puis-je transformer une colonne en lignes au lieu de la diviser en colonnes ?

Oui, c’est possible. Commencez par diviser en colonnes avec « Texte en colonnes », puis sélectionnez le résultat, copiez-le, faites un clic droit et choisissez « Transposer » dans les options de collage. C’est une solution un peu manuelle, mais efficace.

Qu’en est-il de l’automatisation ? Puis-je créer un script ?

Absolument. Si vous effectuez cette opération de manière répétée, écrire une macro en VBA pourrait vous faire gagner un temps précieux. Mais ce sera une autre histoire. Pour les tâches rapides, l’assistant et les formules suffisent généralement.

Plusieurs délimiteurs à la fois ? Parfois pénible.

Oui, vous pouvez sélectionner plusieurs délimiteurs, mais si la situation devient complexe, les formules ou Power Query peuvent être une meilleure option. La conversion de texte en colonnes est toutefois un bon premier essai. Ne vous attendez pas à ce qu’il gère tout, surtout si les délimiteurs sont incohérents.

Diviser des chaînes sans l’assistant ?

Utilisez des formules pour cela. Par exemple, =LEFT(A1, FIND(" ", A1)-1)pour obtenir le premier mot, ou combiner MID, FINDet LENpour des divisions plus complexes. Ce n’est pas aussi simple que l’assistant, mais plus flexible.

Résumé

Choisissez votre plage de données et accédez à Données > Texte en colonnes.
Sélectionnez votre délimiteur ou largeur fixe et prévisualisez la division.
Cliquez sur Terminer et vos données devraient être bien réparties.

Conclure

Diviser des chaînes de caractères dans Excel peut sembler intimidant au début (croyez-moi, je suis passé par là), mais une fois maîtrisé, c’est une véritable bouée de sauvetage. Qu’il s’agisse de nettoyer des adresses, des noms ou toute autre chaîne, ces méthodes fonctionnent de manière assez fiable. Parfois, si les données deviennent difficiles, une combinaison de formules ou Power Query peut être la solution. Pensez simplement à conserver une sauvegarde et à tester sur de petits échantillons. Une fois maîtrisé, vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer. Espérons que cela vous évitera bien des soucis par la suite : cela fonctionne sur de nombreuses configurations et, espérons-le, une tâche est effectuée plus rapidement qu’avant.