Exporter un rapport ServiceNow vers Excel n’est pas sorcier, mais c’est souvent le genre de chose qui peut poser problème si les autorisations sont désactivées ou si vous ne maîtrisez pas les chemins d’accès aux menus. C’est pourtant très utile : cela vous permet d’exploiter vos données en dehors de la plateforme, comme les découper, les segmenter ou ajouter des tableaux croisés dynamiques sans difficulté. Et honnêtement, une fois pris en main, c’est assez simple, même si certaines étapes semblent se cacher derrière des menus interminables. Attention : certains rapports, notamment les rapports personnalisés ou complexes, peuvent être source de problèmes de formatage ou de limites d’exportation. Néanmoins, il est important de savoir comment le faire correctement, car cela facilite grandement les analyses ultérieures, surtout si vous partagez des données avec des parties prenantes ou travaillez hors ligne.
Comment exporter un rapport ServiceNow vers Excel
Accéder à la section Rapport
Tout commence ici, bien sûr. Connectez-vous à votre instance ServiceNow avec votre URL habituelle, puis accédez au menu de navigation et recherchez Rapports. Ce menu se trouve généralement sous Libre-service ou Analyses, selon la configuration de votre administrateur. Si vous ne voyez pas les rapports, assurez-vous que votre rôle utilisateur dispose des autorisations appropriées ; sinon, l’exportation sera frustrante.
Sélectionner et exécuter le rapport
Une fois dans la section Rapports, recherchez le rapport que vous souhaitez exporter. Vous pouvez rechercher ou parcourir les rapports enregistrés.À l’ouverture, cliquez sur le bouton Exécuter pour exporter les données les plus récentes. Attention : dans certaines configurations, les rapports ne s’affichent pas instantanément ; attendez donc quelques secondes.
Exporter vers Excel
Passons maintenant à la partie amusante. Recherchez le bouton Exporter ; dans la plupart des configurations, il s’agit d’un menu déroulant ou d’une icône avec une flèche vers le bas. Sélectionnez Excel parmi ces options. Si vous ne le voyez pas, les options d’exportation sont parfois cachées sous Plus d’options ou une icône en forme d’engrenage. Sachez que selon votre version de ServiceNow, l’exportation peut proposer différents types de fichiers, comme CSV ou XLSX ; optez pour XLSX pour une compatibilité optimale.
Télécharger et vérifier
Dès que vous sélectionnez Excel, le rapport est traité et un lien de téléchargement apparaît, généralement en bas de l’écran ou dans une invite de navigateur. Cliquez dessus, enregistrez-le dans un emplacement pratique, puis ouvrez-le dans Excel. Vérifiez que toutes les données sont correctes, car des problèmes d’exportation peuvent parfois perturber les rapports volumineux.
Conseils supplémentaires pour le rendre plus intelligent
Avant d’exporter, il est conseillé d’appliquer des filtres ou de personnaliser le rapport pour n’inclure que ce dont vous avez réellement besoin. Mieux vaut en faire moins pour les gros fichiers Excel qui peuvent ralentir le traitement. Si vous effectuez cette opération fréquemment, essayez d’enregistrer les configurations de vos rapports afin de ne pas avoir à refaire les filtres ou les colonnes à chaque fois. Parfois, sur certains navigateurs ou configurations, les boutons d’exportation peuvent être instables. Dans ce cas, vider le cache ou essayer un autre navigateur comme Chrome peut être judicieux.
Pièges courants et comment les éviter
Dans certaines configurations, le bouton d’exportation peut être grisé, voire absent. Cela est généralement dû aux autorisations : vérifiez si vous disposez de rôles tels que report_admin ou report_user, ou demandez à votre administrateur si votre compte est correctement configuré. De plus, des rapports complexes ou certaines personnalisations peuvent interrompre temporairement la fonction d’exportation. Dans ce cas, simplifier le rapport ou mettre à jour votre version de ServiceNow peut s’avérer utile.
Astuces supplémentaires à prendre en compte
Si vous êtes adepte de l’automatisation ou si vous le faites régulièrement, vous pouvez également configurer des rapports planifiés avec envoi par e-mail au format Excel, sans même avoir à cliquer. Configurez simplement un rapport planifié avec Rapports planifiés sous Planificateur système, spécifiez un destinataire d’e-mail, puis choisissez Excel comme format.
Honnêtement, c’est un peu bizarre, mais une fois que vous maîtrisez les chemins d’accès et les autorisations, c’est d’une simplicité enfantine. Et c’est un véritable gain de temps pour les calculs en dehors de ServiceNow. Parfois, le processus d’exportation présente des anomalies, comme un formatage étrange ou des données manquantes, mais la plupart du temps, tout fonctionne correctement. Soyez simplement attentif à la taille du fichier ; si votre rapport est volumineux, Excel risque de s’embêter ou d’être lent ; filtrer au préalable est donc très utile.
Résumé
- Connectez-vous à ServiceNow et accédez à Rapports.
- Recherchez votre rapport et appuyez sur Exécuter.
- Cliquez sur Exporter → Excel.
- Téléchargez et vérifiez que les données semblent correctes.
Conclure
Exporter des rapports ServiceNow vers Excel est une tâche qui paraît simple, mais qui peut parfois vous poser problème en raison des autorisations ou de la complexité des rapports. Après quelques essais, cela semble assez naturel : quelques clics suffisent. Pensez à vérifier vos autorisations et vos filtres, et n’hésitez pas à modifier le rapport avant l’exportation si les choses semblent compliquées. Espérons que cela vous fera gagner quelques heures, ou du moins simplifiera la résolution des problèmes en cas de problème avec l’exportation de rapports. Bonne chance et bonnes exportations !