Vous êtes-vous déjà retrouvé coincé avec une image pleine de texte important et sans moyen simple de l’importer dans Excel ? Plutôt agaçant, non ? Surtout lorsqu’il s’agit de documents numérisés, de reçus ou même de captures d’écran de données. Heureusement, les versions récentes d’Excel (2019, Office 365 et suivantes) intègrent une fonctionnalité OCR, appelée « Insérer des données à partir d’une image », qui peut vous faire gagner un temps précieux. Mais attention : elle n’est pas parfaite et nécessite parfois un petit coup de pouce pour fonctionner correctement. Alors, si votre texte n’est pas net ou si la fonctionnalité ne s’affiche pas correctement, voici quelques astuces pour que tout se passe bien.
Comment extraire du texte d’une image dans Excel
Assurez-vous que votre bureau est à jour et prêt
Tout d’abord, vérifiez que vous disposez de la dernière version d’Excel, car c’est à ce moment-là que la fonctionnalité est apparue ; sinon, elle ne sera tout simplement pas disponible. Accédez à Fichier > Compte > Options de mise à jour > Mettre à jour maintenant. Si elle ne s’affiche toujours pas, il se peut que votre Office ne soit pas à jour ou que vous utilisiez une ancienne version qui ne la prenne pas en charge. Assurez-vous également que votre image est bien enregistrée localement sur votre PC (et pas simplement une capture d’écran dans le cloud), car la reconnaissance peut parfois rencontrer des problèmes avec les images web ou les captures d’écran collées directement depuis le presse-papiers.
Assurez-vous que la fonctionnalité est activée et facilement accessible
Cela peut paraître évident, mais vérifiez que la fonctionnalité n’est pas masquée. Dans Excel, accédez à l’ onglet Données et recherchez « Insérer des données à partir d’une image ». Si elle n’y figure pas, vous pouvez personnaliser le ruban : Fichier > Options > Personnaliser le ruban et l’ajouter sous l’ onglet Données. Parfois, le placer au premier plan permet d’éviter la panique : « Où est passé ce truc OCR ? ».
Vérifiez la qualité et le format de votre image avant de l’importer
Les images basse résolution, floues ou mal éclairées sont un véritable cauchemar pour l’OCR, sans surprise. Assurez-vous que votre image soit claire, bien éclairée et exempte d’arrière-plan encombré. Une solution rapide en cas de problème : ouvrez l’image dans un éditeur basique (comme Paint ou Photos), rognez les éléments inutiles et augmentez le contraste si possible. Enregistrez-la au format PNG ou JPEG : l’OCR d’Excel est assez flexible, mais éviter les formats inhabituels comme GIF ou BMP peut s’avérer utile.
Utilisez la fonctionnalité et résolvez les problèmes en cas d’échec
Accédez à Données > À partir d’une image. Sélectionnez votre fichier image et laissez Excel traiter le fichier. Vous devriez voir un aperçu de ce qui est sur le point d’être importé. Si le fichier est illisible ou que rien ne s’affiche, essayez ceci :
- Assurez-vous que l’image se trouve dans le bon dossier. Parfois, la déplacer vers votre bureau ou vos documents fait une différence.
- Si l’aperçu est vide ou incorrect, essayez de le numériser à nouveau. Dans certaines configurations, l’OCR d’Excel peut présenter des problèmes au début ; répéter l’opération peut souvent résoudre le problème.
- Nettoyez davantage l’image ; parfois, réduire le bruit ou accentuer le texte aide l’OCR à faire son travail.
Sur certains ordinateurs, le fonctionnement peut être instable lors de la première exécution. Après un redémarrage ou une mise à jour d’Office, les choses se normalisent. De plus, si vous obtenez des erreurs indiquant que l’OCR ne peut pas être traité, essayez d’ouvrir l’image dans Paint ou Photos, puis de l’enregistrer à nouveau. Parfois, un simple réenregistrement peut résoudre des problèmes de compatibilité.
Améliorez la précision grâce au prétraitement
Vous n’avez pas obtenu une numérisation parfaite ? Pas de souci. Vous pouvez l’améliorer légèrement avec des éditeurs d’images gratuits (GIMP, Paint. NET).Augmenter le contraste, convertir l’image en noir et blanc ou affiner la netteté peut vraiment améliorer la précision de l’OCR. La raison : l’OCR fonctionne mieux avec des images nettes et à fort contraste. Utiliser des arrière-plans flous ou colorés complique la lecture du contenu par Excel.
Conseil final : mettez à jour Office et vérifiez les modules complémentaires
Si le problème persiste, assurez-vous que votre suite Office est entièrement à jour ; les bugs sont parfois corrigés dans les versions plus récentes. Désactivez également les modules complémentaires tiers susceptibles d’entrer en conflit avec les fonctionnalités d’Office. Pour ce faire, accédez à Fichier > Options > Modules complémentaires. Désactivez les modules suspects, redémarrez Excel et réessayez.
N’oubliez pas, car bien sûr, Windows rend la tâche plus complexe que nécessaire. Toutes les images ne donneront pas des résultats parfaits du premier coup, et l’OCR n’est pas magique : il suffit parfois d’un petit nettoyage manuel par la suite, surtout si la qualité de l’image n’est pas optimale. Mais c’est en forgeant qu’on devient forgeron, et ces ajustements ont permis à de nombreuses personnes d’obtenir de meilleurs résultats.