Vous avez compris comment ajouter des suggestions dans Word ? Parfait. Mais parfois, les fonctionnalités apparemment simples peuvent vous poser problème si vous n’en maîtrisez pas les tenants et les aboutissants. L’intérêt du suivi des modifications est de rendre les suggestions visibles sans détruire le contenu original, ce qui est très pratique pour collaborer. Cependant, appuyer sur les bons boutons et comprendre où tout se cache peut être un peu déroutant, surtout si vous passez d’une version à l’autre de Word ou si quelqu’un a désactivé certaines options. Voici donc un bref aperçu pour vous assurer que vos suggestions s’affichent correctement, ainsi que quelques pièges que vous pourriez rencontrer.
Comment ajouter des suggestions à l’édition Word
Ouvrez votre document et préparez-vous à apporter des modifications
Tout d’abord, lancez Word et ouvrez le document sur lequel vous souhaitez travailler. Vérifiez qu’il s’agit bien de la dernière version, car rien n’est pire que de modifier une copie obsolète. Il est également judicieux d’activer certaines préférences au préalable, comme vérifier que votre nom d’utilisateur et vos initiales sont correctement configurés dans Fichier > Options > Général. Vous êtes maintenant prêt à faire des suggestions que vos collègues pourront consulter et auxquelles ils pourront répondre.
Activer le suivi des modifications : l’interrupteur magique
C’est ce qui fait la différence entre vos suggestions et les vôtres. Accédez à l’ onglet Révision dans le ruban en haut. Vous y trouverez le bouton « Suivi des modifications ». Cliquez dessus. Il peut s’agir d’un bouton à bascule ou d’un bouton à activer, selon votre version. Lorsqu’il est activé, Word met en surbrillance chaque ajout, suppression ou modification de mise en forme, généralement dans une couleur différente. Sachez que certaines configurations affichent les modifications dans des styles différents par défaut. Vérifiez donc votre palette de couleurs dans « Suivi des modifications > Modifier le nom d’utilisateur > Préférences » si le résultat vous semble anormal.
Remarque : sur certaines machines, cela échoue la première fois, puis fonctionne après un redémarrage rapide d’Office, ou même après avoir activé/désactivé la fonctionnalité plusieurs fois. C’est étrange, mais Excel ou PowerPoint font parfois la même chose.
Faites vos modifications et ajoutez des commentaires
Maintenant, commencez à modifier. Supprimez, insérez ou reformulez : vos modifications apparaîtront sur une ligne ou seront surlignées, selon vos paramètres. Pour ajouter des commentaires, sélectionnez le texte à commenter, puis cliquez sur « Nouveau commentaire » sous l’ onglet « Révision » ou faites un clic droit et choisissez « Nouveau commentaire ». Cela ajoute un commentaire dans la barre latérale pour que les autres puissent comprendre votre suggestion ou poser des questions sans surcharger le texte principal. Pratique lorsque plusieurs personnes révisent le même document.
Sauvegardez régulièrement et vérifiez vos paramètres
Enregistrez toujours vos suggestions après les avoir faites. Vous ne voulez pas perdre votre travail ; de plus, l’enregistrement garantit que tous vos commentaires et modifications sont enregistrés pour les autres. Parfois, si les options d’affichage sont mal configurées, vos modifications peuvent apparaître en texte brut ou disparaître de la vue. Vérifiez donc dans Révision > Suivi > Afficher le balisage que les options comme Commentaires, Insertions et suppressions et Mise en forme sont bien cochées.
Conseil de pro : si les suggestions ne s’affichent pas ou semblent erronées, essayez de modifier les options d’affichage dans le menu déroulant « Afficher le balisage » ; choisissez « Tout le balisage » pour tout afficher. Vérifiez également dans Options Word > Centre de gestion de la confidentialité > Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité > Options de confidentialité que rien ne bloque vos fonctionnalités de suivi.
Autres conseils utiles : personnaliser et résoudre les problèmes
- Accédez à Fichier > Options > Suivi des modifications si vous souhaitez modifier l’apparence des modifications (couleurs, bulles, etc.).Parfois, les couleurs par défaut peuvent faire en sorte que vos suggestions se fondent, alors modifiez-les si nécessaire.
- Si les suggestions n’apparaissent pas sur les versions imprimées ou les PDF, assurez-vous d’avoir accepté ou refusé les modifications avant l’exportation. Le processus de révision peut parfois être incohérent.
- Parfois, désactiver le suivi des modifications, puis le réactiver, peut être utile, surtout si les modifications ne sont pas visibles même après avoir effectué des modifications.
Et honnêtement, sur certaines configurations, les premières fois, ça ne semble pas fonctionner, mais après un redémarrage ou quelques ajustements, ça devient fiable. Si vous collaborez à distance, assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant les paramètres ; ce sont les petits détails qui peuvent gêner.
Résumé
- Ouvrez votre document et définissez vos préférences.
- Accédez à l’onglet Révision et activez Suivi des modifications.
- Modifiez et commentez selon vos besoins, en surveillant les problèmes de visibilité.
- Sauvegardez souvent et vérifiez vos options de balisage si les choses semblent étranges.
Conclure
Honnêtement, ce n’est pas sorcier ; il suffit de modifier et de vérifier vos paramètres. Faire des suggestions dans Word est très utile pour collaborer, et une fois que vous maîtrisez le suivi des modifications, c’est plutôt simple. Rien de compliqué, il suffit de savoir où tout se trouve et ce qu’il faut surveiller. J’espère que cette lecture vous aidera à éviter certains pièges courants, notamment avec les options d’affichage parfois capricieuses. Bonne chance et que vos suggestions soient toujours claires et visibles !