Extraire des données d’une autre feuille Excel en se basant sur des critères
Récupérer des données spécifiques d’une feuille à une autre peut transformer votre façon d’organiser vos infos dans Excel. Tout tourne autour de formules comme RECHERCHEV, INDEX avec EQUIV, ou la nouvelle XLOOKUP. Bien maîtrisées, elles peuvent rendre votre travail beaucoup plus fluide et efficace.
Premiers pas : Ouvrez votre classeur Excel
Lancez votre fichier Excel contenant les feuilles concernées. Assurez-vous que les données sont bien structurées pour que tout soit facile à retrouver. Une vérification initiale évite bien des galères quand il faudra insérer ces formules. Croyez-moi, une bonne organisation minimize les erreurs.
Choisissez la feuille de destination
Accédez à la feuille où vous souhaitez voir apparaître les données. Donner des noms comme « Résumé » ou « Données » facilite la navigation et évite de se perdre dans un classeur compliqué. Ça vous fait gagner du temps, surtout si le fichier est volumineux.
Définissez la cellule où apparaîtra le résultat
Sélectionnez la cellule où vous souhaitez que le résultat s’affiche. Choisissez un endroit logique, car c’est là que vos données vont apparaître. C’est aussi plus pratique si vous envisagez de faire glisser la formule vers d’autres cellules par la suite.
Saisissez la formule adaptée
Entrez la formule qui correspond à votre besoin. Par exemple, une RECHERCHEV pourrait ressembler à ceci : =RECHERCHEV(valeur_cherchée, FeuilleDonnées!A:B, 2, FAUX). Petite précision, « valeur_cherchée » désigne ce que vous recherchez, « FeuilleDonnées!A:B » est la plage à rechercher, « 2 » est le numéro de la colonne à retourner, et « FAUX » indique que vous voulez une correspondance exacte. Si vous utilisez une version plus récente, n’hésitez pas à tester XLOOKUP : =XLOOKUP(valeur_cherchée, FeuilleDonnées!A:A, FeuilleDonnées!B:B, "Non trouvé"). Plus d’options, c’est toujours mieux, non ?
Validez la formule
Appuyez sur Entrée et les données devraient s’afficher. Si ce n’est pas le cas, vérifiez qu’il n’y a pas d’erreurs de frappe ou d’erreurs dans les références de cellules. La précision de la formule est essentielle, c’est le socle pour que tout fonctionne correctement.
Copiez la formule pour d’autres données
Pour récupérer des données dans plusieurs cellules, copiez simplement la formule. Utilisez la poignée de recopie (le petit carré en bas à droite de la cellule) pour étirer la formule. Excel ajuste généralement les références automatiquement, mais si vous souhaitez que certains éléments restent fixes, utilisez le symbole $, comme dans =RECHERCHEV($A2, FeuilleDonnées!$A$1:$B$100, 2, FAUX). Pratique pour les grands ensembles de données ou quand vous avez beaucoup de formules réparties dans votre feuille.
Meilleures pratiques pour l’extraction de données
- Vérifiez que vos critères de recherche correspondent exactement à ceux de la source — éviter les discordances évite bien des ennuis !
- Les plages nommées (dans Formules > Gestionnaire de noms) simplifient la gestion. C’est plus lisible et plus facile à maintenir !
- Utiliser des tableaux (avec Insertion > Tableau) facilite la référence dynamique, comme
=@NomDeColonne. - Pour des recherches plus complexes, combinez INDEX et EQUIV — ils gèrent mieux plusieurs critères qu’une RECHERCHEV. Exemple :
=INDEX(FeuilleDonnées!B:B, EQUIV(1, (FeuilleDonnées!A:A=critère1)*(FeuilleDonnées!C:C=critère2), 0)). N’oubliez pas d’appuyer sur Ctrl + Maj + Entrée si vous utilisez une version ancienne. - Enregistrez souvent votre fichier (avec Fichier > Enregistrer sous ou Ctrl + S) — mieux vaut prévenir que guérir, surtout si votre travail devient volumineux !
Questions fréquentes sur l’extraction de données
Comment utiliser INDEX et EQUIV ensemble pour récupérer des données ?
Essayez quelque chose comme =INDEX(FeuilleDonnées!A:A, EQUIV(critère, FeuilleDonnées!B:B, 0)). Pour des grands ensembles, une colonne d’aide peut accélérer les choses — par exemple, concaténez les clés avec =A2 & C2 puis faites référence à cette colonne.
RECHERCHEV donne de mauvais résultats, que faire ?
Vérifiez que la valeur de recherche et la colonne de référence sont au même format. Texte contre nombre, ça peut tout fausser. La conversion en texte avec =TEXTE(cell, "0") peut aider. Assurez-vous aussi que vos plages sont correctes, et dépouilles votre donnée des espaces invisibles avec =SUPPRESPACE().
Est-il possible de rechercher avec plusieurs conditions ?
Absolument ! Les formules comme SUMIFS ou la combinaison de plusieurs INDEX et EQUIV fonctionnent très bien. Si vous avez Excel 365 ou 2021, essayez FILTRE : =FILTRE(FeuilleDonnées!A:B, (FeuilleDonnées!A:A=critère1)*(FeuilleDonnées!B:B=critère2)).
Les données extraites se mettent-elles à jour automatiquement ?
Oui ! Excel recalcule tout seul, donc les modifications dans vos feuilles sources apparaissent instantanément sur votre feuille de synthèse. Pour forcer une actualisation, vous pouvez utiliser Formules > Recalculer maintenant ou appuyer sur F9.
Puis-je extraire des données provenant d’un autre classeur ?
Bien sûr ! Il suffit de faire référence au classeur comme [NomClasseur.xlsx]NomFeuille!Plage. Si vous le faites, gardez le classeur lié ouvert pour éviter les liens cassés. La gestion de ces liens se fait via Données > Modifier les liens.
Résumé rapide pour bien récupérer vos données dans Excel
- Ouvrez votre classeur avec toutes les feuilles concernées.
- Allez sur la feuille de destination pour y mettre les résultats.
- Sélectionnez la cellule où le résultat doit apparaître.
- Saisissez votre formule de recherche (RECHERCHEV, INDEX/MATCH, XLOOKUP) selon le contexte.
- Appuyez sur Entrée pour voir le résultat.
- Si besoin, faites glisser la formule vers d’autres cellules pour d’autres recherches.
Transférer des données d’une feuille à l’autre dans Excel, c’est un secteur d’efficacité pour quiconque veut éviter de refaire la même tâche constamment. Avec les bonnes formules, gérer de gros ensembles devient beaucoup plus simple. La pratique et l’expérimentation avec des fonctions comme RECHERCHEV, INDEX, ou en combinant plusieurs outils, boosteront vos compétences en tableur.
Pour ceux qui s’attaquent à des cas plus complexes, expérimenter différentes combinaisons de formules peut ouvrir de nouvelles portes. N’hésitez pas à explorer des techniques avancées ou à utiliser des outils comme Power Query pour optimiser la gestion de vos données.