Das Aktualisieren von Links in Excel scheint relativ einfach zu sein, kann aber je nach System etwas kompliziert sein. Wenn Sie viele verknüpfte Tabellen oder nur einige mit lästigen externen Referenzen haben, kann Ihnen das Wissen, wie Sie diese richtig aktualisieren, viel Ärger ersparen. Manchmal veralten Links, insbesondere wenn Dateien verschoben oder umbenannt werden, was zu Fehlern oder veralteten Daten führt. Wenn Sie sich mit dem Vorgang vertraut machen, bleiben Ihre Daten nicht nur korrekt, sondern Sie vermeiden auch spätere Verwirrungen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit einigen zusätzlichen Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Links aktuell bleiben.
So aktualisieren Sie Links in Excel – auf Ihre Art
Ob es sich um einen Bericht handelt, der Daten aus einer anderen Datei bezieht, oder um mehrere komplexe Arbeitsmappen: Wenn Sie lernen, Links schnell zu aktualisieren, vermeiden Sie beim Öffnen Ihrer Dateien Überraschungen. Manchmal zeigt Excel Warnmeldungen über defekte oder veraltete Links an, und manchmal stellen Sie einfach fest, dass die Zahlen falsch aussehen, weil sich die Quelldatei geändert hat. Diese Anleitung behandelt den üblichen Prozess und enthält einige praktische Tipps, darunter zum Ändern der Quelle, zum Umgang mit defekten Links und zum Vermeiden des Verlusts des Überblicks über externe Referenzen.
Los geht’s: Öffnen Sie Ihr Arbeitsbuch und machen Sie sich bereit
- Öffnen Sie zunächst die Excel-Datei mit den Links, die Sie aktualisieren möchten. Wenn Excel die Meldung „Ihre Links sind nicht aktuell“ oder etwas Ähnliches anzeigt, sollten Sie die Links überprüfen.
- Wenn die Datei nicht geöffnet ist, werden die Links nicht aktualisiert.Überspringen Sie diesen Schritt daher nicht.Profi-Tipp: Wenn Sie mit mehreren verknüpften Dateien arbeiten, öffnen Sie zuerst alle, damit Sie wissen, womit Sie arbeiten.
Hinweis: Auf manchen Rechnern kann es zu Störungen oder Inkonsistenzen kommen – Excel benachrichtigt Sie möglicherweise nicht im Voraus. Daher empfiehlt es sich, die Links zunächst kurz zu überprüfen.
Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ und suchen Sie nach „Links bearbeiten“.
- Navigieren Sie zur Registerkarte „Daten“ im Menüband oben.
- Klicken Sie in der Gruppe „Verbindungen “ auf „Links bearbeiten“. Wenn Sie dies nicht sehen, verfügt Ihre Datei möglicherweise nicht über externe Links oder diese sind anders eingebettet.
In einigen älteren Excel-Versionen befindet sich „Links bearbeiten“ möglicherweise unter „ Externe Daten“. Es ist schon etwas merkwürdig, wie Microsoft die Dinge im Laufe der Jahre verschoben hat, aber wenn Sie regelmäßig auf die Registerkarte „Daten“ schauen, gelangen Sie dorthin.
Aktualisieren oder ändern Sie die Quelle Ihrer Links
- Im Fenster „Links bearbeiten“ wird eine Liste aller externen Quellen angezeigt, auf die die Datei verweist. Wählen Sie den Link aus, den Sie aktualisieren oder ändern möchten.
- Klicken Sie auf Quelle ändern. Daraufhin wird ein Dateibrowser geöffnet, in dem Sie zum neuen oder richtigen Dateispeicherort navigieren können.
- Wählen Sie die entsprechende Excel-Datei aus – besonders wichtig, wenn Sie Dateien kürzlich verschoben haben. Wenn Sie ein verknüpftes Blatt aktualisieren, das sich auf einem anderen Laufwerk befindet, überprüfen Sie den Pfad, um spätere fehlerhafte Links zu vermeiden.
Warum das hilft: Es ist so, als würden Sie Excel sagen: „Hey, verwenden Sie stattdessen diese neue Datei.“ Dies gilt, wenn Ihre Quelldatei umbenannt oder verschoben wurde oder Sie endlich dazu gekommen sind, Ihre Datenquelle zu aktualisieren.
Links aktualisiert? Speichern und schließen
- Klicken Sie nach Auswahl der neuen Quelle auf OK.
- Klicken Sie im Fenster „Links bearbeiten“ auf „ Schließen“.
- Speichern Sie Ihre Arbeitsmappe. Da diese Links jetzt aktuell sind, sollten Ihre Daten die neuesten Informationen widerspiegeln.
Manchmal fragt Excel beim Speichern oder Öffnen, ob Sie Links aktualisieren möchten. Wählen Sie in diesem Fall einfach „Ja“, und die neuesten Daten werden übernommen.
Umgang mit defekten Links oder veralteten Daten
- Wenn Links nicht funktionieren oder nicht richtig aktualisiert werden, überprüfen Sie die Dateipfade sorgfältig. Ein häufiger Fehler ist das Verschieben von Dateien ohne Aktualisierung der Links.
- Verwenden Sie „Ersetzen“ in der Funktion „Suchen und Ersetzen“ (drücken Sie Ctrl + H), um schnell falsche Pfade oder veraltete Referenzen aufzuspüren.
- In einigen Setups müssen Sie Links möglicherweise manuell trennen, wenn die Quelle nicht mehr verfügbar ist. Beachten Sie jedoch, dass dadurch der Link vollständig entfernt und Formeln in statische Werte umgewandelt werden.
Profi-Tipp: Bewahren Sie Ihre Quelldateien organisiert und an vorhersehbaren Orten auf. Wenn Dateien herumgeschoben werden, können Links beschädigt werden oder auf die falschen Daten verweisen, und dann entsteht Chaos.
Zusätzliche Tipps für eine reibungslose Fahrt
- Sichern Sie Ihre Datei immer, bevor Sie umfangreiche Linkaktualisierungen durchführen. Vorsicht ist besser als Nachsicht, insbesondere bei großen Arbeitsmappen.
- Überprüfen Sie Ihre Links regelmäßig – insbesondere, wenn Sie zusammenarbeiten oder Dateien zwischen Computern oder Servern verschieben.
- Verwenden Sie beim Erstellen Ihrer Links vorzugsweise relative Pfade, sofern die Quelldateien in derselben Ordnerstruktur bleiben. Auf diese Weise werden die Links beim Verschieben des Ordners nicht beschädigt.
- Wenn alles andere fehlschlägt, können Sie VBA-Skripte für Massenaktualisierungen oder zum Reparieren von Links verwenden. Dies ist zwar aufwändiger, kann bei großen Projekten jedoch Zeit sparen.
Einige kurze Fragen zu Excel-Links
Wie erkenne ich, ob meine Links veraltet oder defekt sind?
Normalerweise weist Excel beim Öffnen einer Datei darauf hin und zeigt Meldungen wie „Links zu anderen Arbeitsmappen sind defekt“ oder „Einige Links können nicht aktualisiert werden“ an. Andernfalls können Sie zu „Links bearbeiten “ zurückkehren, um deren Status anzuzeigen.
Kann ich mehrere Links gleichzeitig aktualisieren?
Ja. Halten Sie im Fenster „Links bearbeiten“Ctrl oder gedrückt, Shiftum mehrere Einträge auszuwählen, und klicken Sie dann auf „Werte aktualisieren“. Seien Sie jedoch vorsichtig: Das blinde Aktualisieren mehrerer Links kann zu Verzögerungen führen, wenn auf einige Quellen nicht zugegriffen werden kann.
Was ist, wenn ich keinen Link mehr möchte?
Sie können die Verknüpfung im selben Dialogfeld „Verknüpfungen bearbeiten“ aufheben, indem Sie die Quelle auswählen und auf „Verknüpfung aufheben“ klicken. Beachten Sie jedoch, dass Formeln dadurch in statische Daten umgewandelt werden, die Sie später nicht aktualisieren können.
Wie verhindere ich defekte Links beim Teilen von Dateien?
Verwenden Sie relative Pfade und speichern Sie alle verknüpften Dateien im selben Ordner oder Unterordner.Überprüfen Sie die Links vor der Freigabe, um sicherzustellen, dass alle auf zugängliche Speicherorte verweisen.
Zusammenfassung auf einen Blick
- Öffnen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe mit Links.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie auf „Links bearbeiten“.
- Wählen Sie den Link aus und wählen Sie „Quelle ändern“.
- Wählen Sie die richtige oder neue Datei aus.
- Speichern und überprüfen, ob alles korrekt aktualisiert wird.
Zusammenfassung
Das Aktualisieren von Links in Excel ist kein Hexenwerk, aber es ist eine dieser Aufgaben, die Ihnen später viel Kopfzerbrechen ersparen, wenn sie reibungslos funktioniert. Halten Sie Ihre Quelldateien organisiert, überprüfen Sie die Pfade beim Verschieben und überprüfen Sie die Links regelmäßig, damit Ihre Daten aktuell bleiben. In einer Konfiguration funktionierte es ziemlich problemlos, in anderen habe ich jedoch erlebt, dass Excel sich hartnäckig weigerte, zu aktualisieren, es sei denn, Sie passten die Pfade manuell an oder starteten neu. Probieren Sie es also aus und drücken Sie die Daumen, dass es hilft, Ihre Arbeitsmappen korrekt und aktuell zu halten.