Wenn Sie Google Drive häufig nutzen, insbesondere wenn Sie Inhalte mit Kollegen oder Freunden teilen, ist es wichtig, den Überblick darüber zu behalten, wer tatsächlich Zugriff auf Ihre Dateien hat. Es ist schon merkwürdig, dass Dateien manchmal häufiger geteilt werden als beabsichtigt – vielleicht hat jemand vergessen, Berechtigungen zu widerrufen, oder es sind alte Freigaben vorhanden, die nicht mehr benötigt werden. Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie überprüfen, wer Zugriff hat, Berechtigungen bei Bedarf widerrufen und sogar sicher Freigabelinks erstellen. Regelmäßiges Tun kann Ihnen später viel Ärger ersparen, denn Sie möchten schließlich nicht, dass Ihr geheimes Projekt oder Ihre persönlichen Dokumente unbemerkt in die falschen Hände geraten.
So sehen Sie, wer Zugriff auf Google Drive-Dateien hat
Überprüfen Sie die Freigabeberechtigungen direkt von Google Drive aus
Öffnen Sie zunächst Google Drive. Wenn Sie bereits mit Ihrem Google-Konto angemeldet sind, sehen Sie alle Ihre Dateien und Ordner. Klicken Sie zur schnellen Überprüfung mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei und wählen Sie „ Teilen“. Ein Fenster mit allen Zugriffsberechtigten wird angezeigt – Ihre Liste. Manchmal sind Sie überrascht, mehr Personen dort zu sehen, als Sie sich merken, insbesondere wenn Sie die Datei vor einiger Zeit oder über einen Link geteilt haben, ohne es zu merken.
Es ist ziemlich ärgerlich, wenn man alte Berechtigungen vergisst und jemand anderes trotzdem Zugriff hat. Glücklicherweise kann man durch die Liste scrollen und die E-Mail-Adressen und Berechtigungsstufen – Betrachter, Kommentator, Bearbeiter – sehen. Wenn nur Ihr eigenes Konto aufgeführt ist, hat niemand sonst Zugriff.
Warum es hilft und wann man es tun sollte
Dies ist nützlich, wenn Sie letzte Woche etwas freigegeben oder einen Link zu einer Datei gesendet haben und sich nun fragen, ob noch tote Links oder unerwünschte Zugriffe vorhanden sind. Es ist auch nützlich, wenn Sie Ihre freigegebenen Dateien bereinigen und sicherstellen möchten, dass keine unnötigen Dateien mehr herumliegen.
Wie entziehe ich Benutzern die Berechtigung?
Zugriff aus der Freigabeliste entfernen
Wenn Sie Personen entdecken, die Ihre Inhalte nicht mehr sehen sollten, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche „Teilen“. Suchen Sie anschließend nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse der Person. Auf der rechten Seite finden Sie ein Dropdown-Menü mit den Berechtigungen. Klicken Sie einfach darauf und wählen Sie „ Zugriff entfernen“. Bestätigen Sie dies, und schon sind sie draußen. Beachten Sie, dass es manchmal seltsam ist – bei manchen Konfigurationen wird der Widerruf möglicherweise nicht sofort aktualisiert. Normalerweise behebt eine schnelle Aktualisierung das Problem.
Diese Methode eignet sich gut, wenn Sie eine strenge Kontrolle wünschen und nicht möchten, dass sich jemand einschleicht, nachdem Sie für ein bestimmtes Projekt oder Ereignis freigegeben haben. Dies ist der einfachste Weg, Berechtigungen zu bereinigen, ohne die Optionen zum Teilen von Links zu beeinträchtigen.
So teilen Sie den Zugriff auf Google Drive mit anderen
Hinzufügen neuer Personen oder Gruppen
Um jemanden ins Boot zu holen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und wählen Sie „ Teilen“. Im Fenster erscheint ein Feld mit der Aufschrift „ Personen und Gruppen hinzufügen“. Geben Sie einfach die E-Mail-Adresse oder den Namen der Person ein (sofern sie in Ihren Kontakten ist).Sobald der Name angezeigt wird, klicken Sie darauf, um ihn hinzuzufügen. Darunter können Sie die Zugriffsrechte auswählen: Betrachter (kann nur sehen), Kommentator (kann sehen und kommentieren) oder Editor (vollständige Kontrolle).Wählen Sie diese mit Bedacht, denn es ist natürlich riskant, jemandem Bearbeitungsrechte zu erteilen, es sei denn, Sie vertrauen der Person.
Ehrlich gesagt werden diese Berechtigungsstufen manchmal übersehen. Daher ist es ratsam, nach dem Hinzufügen der Berechtigungsstufen noch einmal zu überprüfen, was sie tun können. Denken Sie auch daran: In größeren Organisationen kann es Administratorkontrollen geben, die die Freigabeoptionen einschränken.
So generieren Sie einen Dateifreigabelink für Google Drive
Erstellen eines einfachen Links zum schnellen Teilen
Das Teilen einer Datei mit einem Link ist super praktisch, besonders für schnelle Kollaborationen oder wenn es egal ist, wer die Datei genau sieht. Um einen Link zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie „ Teilen“. Scrollen Sie dann nach unten zu „Allgemeiner Zugriff“.Unter dem Abschnitt „ Jeder mit dem Link“ befindet sich ein Dropdown-Menü. Falls es dort noch nicht festgelegt ist, klicken Sie darauf und ändern Sie die Berechtigung in „Jeder mit dem Link“. Sie können auswählen, ob es sich nur um Betrachter, Kommentatoren oder Bearbeiter handelt. Klicken Sie anschließend auf „Link kopieren“ und senden Sie ihn ab.
Nur zur Info: Bei manchen Konfigurationen ist der Link möglicherweise weiterhin eingeschränkt oder die Berechtigungen werden nach einer Weile wieder auf „privat“ zurückgesetzt. Testen Sie den Link immer in einem Inkognito-Fenster oder einem anderen Browser, um sicherzustellen, dass er wie gewünscht funktioniert.
So verhindern Sie, dass Benutzer Google Drive-Dateien herunterladen oder kopieren
Sperren Sie Ihre Dateien vor Downloads und Kopien
Wenn Sie eine Datei freigeben und nicht möchten, dass Betrachter oder Kommentatoren sie herunterladen oder Kopien erstellen, sind die Einschränkungen etwas größer.Öffnen Sie die Datei, klicken Sie auf „ Freigeben“ und anschließend auf das Zahnradsymbol (oben rechts im Freigabefenster).Deaktivieren Sie hier das Kontrollkästchen „ Betrachter und Kommentatoren können die Optionen zum Herunterladen, Drucken und Kopieren sehen“. Dies ist praktisch, wenn Sie sensible Inhalte – wie geschützte Dokumente oder vertrauliche Informationen – freigeben, diese aber trotzdem online ansehen möchten.
Beachten Sie jedoch, dass dies nicht narrensicher ist – versierte Benutzer können zwar Screenshots erstellen, für die meisten Zwecke reicht es jedoch aus, um gelegentliches Kopieren zu verhindern. Außerdem können diese Optionen in einigen Fällen eingeschränkt sein, wenn Sie sich in einer Unternehmens- oder Bildungsdomäne befinden.
Wie kann man unbemerkt auf das Google Drive einer Person zugreifen?
Festhalten an legitimen Methoden
Es ist eigentlich offensichtlich, aber Sie können sich nicht einfach in das Laufwerk einer anderen Person einschleichen, es sei denn, diese Person hat eine Datei mit Ihnen geteilt. Keine dubiosen Tricks oder Erweiterungen ermöglichen Ihnen tatsächlich den unberechtigten Zugriff auf versteckte Dateien. Es gibt zwar viele dubiose Websites, die behaupten, heimlichen Zugriff zu ermöglichen, aber ehrlich gesagt ist es das Risiko und die ethischen Bedenken einfach nicht wert. Google legt großen Wert auf Datenschutz, und der Versuch, diese Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen, schlägt in der Regel fehl oder führt zu Kontoproblemen.
Fazit: Wenn Sie jemals Zugriff auf das Drive einer anderen Person benötigen und es legitim ist, bitten Sie die Person einfach, es freizugeben. Ansonsten verschwenden Sie gar nicht erst Ihre Zeit mit diesen zwielichtigen Optionen. Sie richten in der Regel mehr Schaden als Nutzen an, und die Sicherheit von Google ist aus gutem Grund ziemlich robust.
Die größte Stärke von Google Drive liegt in der Robustheit und Einfachheit des Teilens – bei richtiger Nutzung. Regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte und das Deaktivieren von Berechtigungen sind der beste Weg, um die Sicherheit zu gewährleisten, ohne mit fragwürdigen Tools herumzuspielen.