So sehen Sie, wer ein Word-Dokument bearbeitet hat
Wenn Sie sich schon einmal gefragt haben, wer tatsächlich bestimmte Änderungen an einem Word-Dokument vorgenommen hat – insbesondere wenn mehrere Personen beteiligt sind –, ist die Sache komplizierter, als es klingt. Normalerweise verfügt Word über die integrierte Funktion „Änderungen nachverfolgen“, die Änderungen protokolliert. Manchmal ist sie jedoch nicht aktiviert oder die Informationen sind nicht offensichtlich. Dieser Leitfaden ist eine Art Spickzettel, mit dem Sie versteckte Änderungen aufdecken und herausfinden können, wer in Ihren Dateien herumgepfuscht hat. Er ist super praktisch, um Arbeit aufzuräumen, versehentliche Änderungen zu erkennen oder einfach zu wissen, wer was beigetragen hat, ohne versehentlich das ganze Chaos zu verursachen. Außerdem hilft er Ihnen, einen Nachweis zu führen, wenn Sie nachweisen möchten, wer die letzte Änderung vorgenommen hat.
So sehen Sie, wer ein Word-Dokument bearbeitet hat
Sicherstellen, dass das Dokument zur Überprüfung bereit ist
Öffnen Sie die Word-Datei, die Sie überprüfen möchten.Überprüfen Sie, ob Sie das richtige Dokument verwenden und nicht eine veraltete Sicherungskopie oder ein Duplikat. Es ist zwar etwas seltsam, aber wenn die Nachverfolgung vor den Änderungen nicht aktiviert war, erhalten Sie möglicherweise keinen vollständigen Verlauf. Ehrlich gesagt protokolliert Word in manchen Fällen vergangene Änderungen einfach nicht, weil die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ nicht früh genug aktiviert wurde. Wenn Sie also zurückverfolgen möchten, wer was getan hat, überprüfen Sie, ob die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ vorher aktiviert war – sonst müssen Sie nur raten.
Gehen Sie zur Registerkarte „Überprüfen“, um Tracking Insights zu aktivieren
Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Überprüfen. Dort geschieht die ganze Magie. Normalerweise finden Sie dort die Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“.Wenn sie bereits hervorgehoben ist, bedeutet das, dass die Funktion während der Bearbeitung aktiviert war – alles in Ordnung. Wenn nicht, klicken Sie darauf, um sie zu aktivieren. Manchmal ist es etwas knifflig, weil Word möglicherweise denkt, Sie würden nur eine neue Sitzung einleiten, aber das ist ein Anfang.Überprüfen Sie auch, ob die „Nachverfolgung“-Optionen so konfiguriert sind, dass Autorennamen in verschiedenen Farben angezeigt werden (diese finden Sie normalerweise unter Überprüfen > Nachverfolgung > Erweiterte Optionen ).So können Sie leichter erkennen, wer was getan hat, insbesondere wenn mehrere Personen gemeinsam Änderungen vornehmen.
Aktivieren und überprüfen Sie die Funktion „Änderungen nachverfolgen“
Klicken Sie auf „Änderungen nachverfolgen“, um die Funktion zu aktivieren. Sobald Sie dies tun, werden alle Änderungen ab jetzt mit Angabe des Autors und des Zeitpunkts protokolliert. Wurden zuvor Änderungen vorgenommen, sind diese möglicherweise nicht sichtbar, es sei denn, die Funktion wurde bereits ausgeführt. Manchmal funktioniert sie auf einem Rechner einwandfrei, auf einem anderen erscheinen die Informationen nicht beim ersten Mal. Das ist zwar etwas frustrierend, aber einen Versuch wert, die Funktion jetzt für zukünftige Änderungen zu aktivieren. Stellen Sie außerdem in Ihren Einstellungen sicher, dass alle Markierungen sichtbar sind (aktivieren Sie „Überprüfen“ > „Zur Überprüfung anzeigen“ und wählen Sie „Alle Markierungen “), damit nichts hinter einfachen Ansichten verborgen bleibt.
Verwenden Sie den „Überprüfungsbereich“, um detaillierte Änderungen anzuzeigen
Klicken Sie anschließend auf den Überprüfungsbereich. Diese kleine Seitenleiste verrät Ihnen alle Details – sie zeigt Ihnen jede Änderung, wer sie vorgenommen hat und wann. Sie ist nicht immer perfekt, und manchmal fehlen die Autoreninformationen, wenn sie nicht richtig gespeichert wurden, aber im Allgemeinen ist sie recht zuverlässig. Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Dokument Metadaten aktiviert sind, da Word diese für die Autorennamen verwendet. Wenn Sie anonyme Änderungen oder keine Namen sehen, aktivieren Sie Datei > Optionen > Vertrauensstellungscenter > Einstellungen des Vertrauensstellungscenters > Datenschutzoptionen und stellen Sie sicher, dass „Versteckte Markierungen sichtbar machen“ aktiviert und „Persönliche Informationen entfernen“ deaktiviert ist, um die Autorendaten zu entfernen.
Vergessen Sie nicht, Ihre Tracking-Daten zu speichern und aufzubewahren
Klicken Sie nach der Überprüfung auf „Speichern“, um alle Tracking-Informationen zu speichern. Wenn Sie die Aufzeichnung behalten möchten, speichern Sie eine Kopie oder exportieren Sie das Dokument als PDF mit sichtbaren Kommentaren und Markierungen für spätere Verwendung. Bei manchen Konfigurationen bleiben die Tracking-Informationen möglicherweise nicht erhalten, wenn Sie nicht direkt nach der Überprüfung speichern, insbesondere wenn Sie in der Zwischenzeit die Ansichten umgeschaltet oder „Änderungen verfolgen“ deaktiviert haben. Nur zur Info: Je mehr Sie damit interagieren, desto zuverlässiger wird der Verlauf.
Tipps für eine bessere Änderungsverfolgung
- Speichern Sie immer eine Sicherungskopie: Speichern Sie vor der Verfolgung eine Kopie für den Fall, dass etwas beschädigt wird oder Sie eine Originalversion benötigen.
- Farbcodierung: Verwenden Sie für jeden Bearbeiter eine andere Farbe. Gehen Sie dazu zu „Überprüfen > Nachverfolgung > Benutzernamen ändern“ und legen Sie eindeutige Namen fest. So erkennen Sie auf einen Blick, wer wer ist.
- Regelmäßig prüfen: Wenn mehrere Personen Änderungen vornehmen, behalten Sie diese häufig im Auge, damit Sie später nicht von einer Flut von Änderungen überwältigt werden.
- Kommunizieren Sie: Sagen Sie Ihren Teamkollegen: „Hey, ich verfolge das jetzt“, damit jeder Bescheid weiß. Keine Überraschungen.
- Kommentare verwenden: Ermutigen Sie zum Hinzufügen von Kommentaren bei größeren Änderungen oder Fragen. Dies macht die Überprüfung einfacher und transparenter.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich „Änderungen nachverfolgen“ deaktivieren, wenn ich mit der Überprüfung fertig bin?
Gehen Sie einfach zurück zu „Überprüfen > Änderungen nachverfolgen“ und klicken Sie erneut darauf. Dadurch wird die Protokollierung beendet, vorhandene nachverfolgte Änderungen bleiben jedoch sichtbar, bis Sie sie akzeptieren oder ablehnen. Achtung: Durch das Deaktivieren werden frühere Änderungen nicht gelöscht.
Gibt es eine Möglichkeit, Änderungen anzuzeigen, die vor der Aktivierung von „Änderungen nachverfolgen“ vorgenommen wurden?
Leider nein. Word protokolliert Aktionen nur, wenn die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert ist. Wenn diese Funktion also nicht von Anfang an aktiviert war, werden die Informationen nirgendwo gespeichert.
Wie werde ich die nachverfolgten Änderungen los, nachdem sie akzeptiert oder abgelehnt wurden?
Verwenden Sie für jede Änderung die Optionen „Überprüfen > Akzeptieren“ oder „Ablehnen“.Alternativ können Sie „Alle Änderungen akzeptieren“ oder „Alle Änderungen ablehnen“ auswählen, wenn Sie eine schnelle Bereinigung wünschen. Dadurch wird alles aus dem Dokument gelöscht.Überprüfen Sie das Dokument jedoch unbedingt vorher!
Kann ich die Änderungen vorübergehend ausblenden, ohne sie abzulehnen?
Ja, ändern Sie den Ansichtsmodus unter „Überprüfen“ > „Zur Überprüfung anzeigen“ auf „Einfache Markierung“ oder „Keine Markierung“. So sehen Sie eine übersichtlichere Version, haben aber dennoch den vollständigen Verlauf zur Verfügung, wenn Sie später zurückwechseln.
Sind die Änderungen für die Personen sichtbar, mit denen ich das Dokument teile?
Ja. Sofern Sie sie nicht vor der Freigabe akzeptieren oder ablehnen oder persönliche Informationen entfernen, bleiben die Änderungen und Kommentare sichtbar. Planen Sie also im Voraus, wenn Sie eine saubere Version zur Verteilung wünschen.
Zusammenfassung
- Öffnen Sie Ihr Word-Dokument.
- Gehen Sie zu „Überprüfen“.
- Aktivieren Sie „Änderungen nachverfolgen“.
- Öffnen Sie den Überprüfungsbereich, um detaillierte Änderungen anzuzeigen.
- Speichern und verfolgen Sie Ihre Version.
Zusammenfassung
Herauszufinden, wer in einem Word-Dokument was geändert hat, kann schwierig sein, wenn die Funktion nicht im Voraus eingerichtet wurde. Wenn „Änderungen nachverfolgen“ jedoch ordnungsgemäß aktiviert wurde, ist es mit diesem Ansatz deutlich einfacher. Auf manchen Systemen sind die Informationen korrekt, auf anderen hingegen etwas unzuverlässig, möglicherweise aufgrund von Datenschutzeinstellungen oder der Art und Weise, wie die Datei gespeichert wurde. Dennoch ist es eine gute Möglichkeit, Klarheit über Dokumentänderungen zu erhalten, ohne alte Versionen durchsuchen oder alle direkt fragen zu müssen.