Das Exportieren eines ServiceNow-Berichts nach Excel ist kein Hexenwerk, führt aber oft zu Problemen, wenn Berechtigungen fehlen oder man mit den Menüpfaden nicht vertraut ist. Dabei ist es äußerst nützlich – es ermöglicht Ihnen, Ihre Daten auch außerhalb der Plattform zu nutzen, z. B.zu segmentieren, zu analysieren oder Pivot-Tabellen ohne großen Aufwand hinzuzufügen. Und ehrlich gesagt: Wenn Sie den Dreh erst einmal raus haben, ist es ziemlich einfach, auch wenn sich manche Schritte scheinbar hinter endlosen Menüs verstecken. Aber Vorsicht: Einige Berichte, insbesondere benutzerdefinierte oder komplexe, können aufgrund von Formatierungsproblemen oder Exportbeschränkungen Kopfschmerzen bereiten. Trotzdem ist es wichtig zu wissen, wie man es richtig macht, da es die weitere Analyse erheblich erleichtert, insbesondere wenn Sie Daten mit Stakeholdern teilen oder offline arbeiten.
So exportieren Sie einen ServiceNow-Bericht nach Excel
Zugriff auf den Berichtsbereich
Natürlich beginnt alles hier. Melden Sie sich mit Ihrer gewohnten URL bei Ihrer ServiceNow-Instanz an, öffnen Sie das Navigationsmenü und suchen Sie nach Berichten – normalerweise unter Self-Service oder Analytics, je nachdem, wie Ihr Administrator die Berichte eingerichtet hat. Wenn Sie keine Berichte sehen können, stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzerrolle über die entsprechenden Berechtigungen verfügt. Andernfalls wird der Export nur frustrierend.
Auswählen und Ausführen des Berichts
Suchen Sie im Bereich Berichte den Bericht, den Sie exportieren möchten. Sie können gespeicherte Berichte durchsuchen. Klicken Sie nach dem Öffnen auf die Schaltfläche Ausführen, um sicherzustellen, dass Sie die aktuellsten Daten exportieren. Hinweis: Bei manchen Konfigurationen werden Berichte nicht sofort ausgefüllt. Warten Sie daher einige Sekunden.
Nach Excel exportieren
Jetzt kommt der spannende Teil. Suchen Sie nach der Schaltfläche Exportieren – in den meisten Fällen handelt es sich um ein Dropdown-Menü oder ein Symbol mit einem Abwärtspfeil. Wählen Sie dort Excel aus. Falls Sie die Schaltfläche nicht sehen, finden Sie die Exportoptionen manchmal unter Weitere Optionen oder einem Zahnradsymbol. Beachten Sie, dass der Export je nach ServiceNow-Version möglicherweise einige Dateitypoptionen bietet, z. B.CSV oder XLSX. Wählen Sie XLSX, wenn Sie maximale Kompatibilität wünschen.
Herunterladen und überprüfen
Sobald Sie Excel auswählen, wird der Bericht verarbeitet und ein Link zum Download angezeigt – normalerweise am unteren Bildschirmrand oder als Browser-Eingabeaufforderung. Klicken Sie darauf, speichern Sie ihn an einem geeigneten Ort und öffnen Sie ihn dann mit Excel.Überprüfen Sie noch einmal, ob alle Daten korrekt sind, da Exportprobleme manchmal große Berichte durcheinanderbringen.
Zusätzliche Tipps für mehr Intelligenz
Vor dem Exportieren empfiehlt es sich, Filter anzuwenden oder den Bericht so anzupassen, dass nur das enthalten ist, was Sie wirklich benötigen. Weniger ist mehr, insbesondere bei großen Excel-Dateien, die den Prozess verlangsamen können. Wenn Sie dies häufig tun, speichern Sie die Berichtskonfigurationen, damit Sie Filter oder Spalten nicht jedes Mal neu anpassen müssen. In bestimmten Browsern oder Konfigurationen reagieren Export-Buttons manchmal fehlerhaft. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, den Cache zu leeren oder einen anderen Browser wie Chrome auszuprobieren.
Häufige Fallstricke und wie man sie umgeht
Bei manchen Konfigurationen ist die Export-Schaltfläche möglicherweise ausgegraut oder fehlt ganz. Dies liegt in der Regel an Berechtigungen. Prüfen Sie, ob Sie Rollen wie report_admin oder report_user haben, oder fragen Sie Ihren Administrator, ob Ihr Konto richtig eingerichtet ist. Komplexe Berichte oder bestimmte Anpassungen können die Exportfunktion vorübergehend beeinträchtigen. In diesem Fall kann eine Vereinfachung des Berichts oder eine Aktualisierung Ihrer ServiceNow-Version hilfreich sein.
Zusätzliche Tricks, die Sie berücksichtigen sollten
Wenn Sie Automatisierung bevorzugen oder regelmäßig durchführen, können Sie auch geplante Berichte mit E-Mail-Zustellung im Excel-Format einrichten. So müssen Sie nicht einmal herumklicken. Richten Sie einfach einen geplanten Bericht mit Geplante Berichte unter Systemplaner ein, geben Sie einen E-Mail-Empfänger an und wählen Sie anschließend Excel als Format.
Ehrlich gesagt ist es etwas seltsam, aber sobald man die Menüpfade und Berechtigungen verstanden hat, ist es kinderleicht. Und es spart viel Zeit bei der Datenverarbeitung außerhalb von ServiceNow. Manchmal weist der Exportprozess Macken auf – wie z. B.ungewöhnliche Formatierungen oder fehlende Daten –, aber meistens funktioniert alles einwandfrei. Achten Sie nur auf die Dateigröße. Bei großen Berichten kann Excel Probleme verursachen oder langsam sein. Daher ist es hilfreich, vorher zu filtern.
Zusammenfassung
- Melden Sie sich bei ServiceNow an und gehen Sie zu Berichte.
- Suchen Sie Ihren Bericht und klicken Sie auf Ausführen.
- Klicken Sie auf Exportieren → Excel.
- Laden Sie die Daten herunter und überprüfen Sie, ob sie richtig aussehen.
Zusammenfassung
Der Export von ServiceNow-Berichten nach Excel gehört definitiv zu den Aufgaben, die zwar einfach erscheinen, aber aufgrund von Berechtigungen oder der Komplexität der Berichte Probleme bereiten können. Nach ein paar Malen geht es ganz einfach – nur ein paar Klicks. Denken Sie daran, Ihre Berechtigungen und Filter zu überprüfen und scheuen Sie sich nicht, den Bericht vor dem Export zu optimieren, wenn er unübersichtlich aussieht. Hoffentlich spart das jemandem ein paar Stunden oder macht zumindest die Fehlersuche beim Berichtsexport weniger mühsam. Viel Erfolg und viel Spaß beim Exportieren!