Das Übertragen Ihrer WhatsApp-Gruppenkontakte in Excel klingt vielleicht mühsam, aber ehrlich gesagt lohnt es sich, wenn Sie eine große Liste organisieren oder eine grundlegende Analyse durchführen müssen. Das Problem dabei ist, dass WhatsApp keine einfache Exportoption nur für Kontakte bietet – es geht eher um den Export von Chats. Das bedeutet, dass Sie, um nur Kontaktinformationen zu erhalten, oft manuell aufräumen oder einen Workaround verwenden müssen. Der Vorgang ist jedoch machbar, und sobald er abgeschlossen ist, haben Sie alle Ihre Kontakte an einem Ort und sind bereit für alles, was Sie brauchen – sei es für Massennachrichten (über andere Tools), Tagging oder einfach nur, um herauszufinden, wer in Ihren Gruppen ist.
So kopieren Sie WhatsApp-Gruppenkontakte nach Excel
Hier ist also die Kurzfassung: Exportieren Sie den Chat, holen Sie die Kontaktinformationen aus der Chat-Datei und räumen Sie dann alles in Excel auf. Es ist keine Raketenwissenschaft, aber je nach Anzahl der Kontakte kann es etwas knifflig sein. Bedenken Sie, dass der WhatsApp-Export nicht immer perfekt ist – manchmal entsteht zusätzlicher Text oder eine seltsame Formatierung –, sodass für eine saubere Darstellung möglicherweise einige manuelle Korrekturen erforderlich sind.
Methode 1: WhatsApp-Chat mit Kontakten exportieren
- Öffnen Sie WhatsApp und gehen Sie in den Gruppenchat, aus dem Sie die Kontakte haben möchten.
- Tippen Sie oben auf den Gruppennamen, um die Gruppeninformationen zu öffnen.
- Suchen Sie nach der Option „Chat exportieren“. Sie befindet sich normalerweise unter dem Menü (drei Punkte bei Android oder Menü unten bei iOS).
- Wählen Sie „ Ohne Medien exportieren“ – auf diese Weise erhalten Sie nur den Text, keine Bilder oder Videos – wodurch die Datei kleiner und einfacher zu handhaben wird.
- Speichern Sie die exportierte TXT-Datei oder senden Sie sie per E-Mail an sich selbst. Wenn Sie Android verwenden, wird sie möglicherweise direkt auf Ihrem Gerät gespeichert. Auf dem iPhone werden Sie möglicherweise aufgefordert, die Datei per E-Mail zu senden oder in der App „Dateien“ zu speichern.
Profi-Tipp: Der exportierte Chat enthält Nachrichten und Telefonnummern, manchmal auch Benutzernamen. Nicht perfekt, aber es bringt Sie dem Ziel näher. Bei manchen Setups bringt dieser Export die Formatierung etwas durcheinander, weshalb anschließend eine manuelle Bereinigung erfolgt.
Methode 2: Konvertieren und Extrahieren von Kontakten in Excel
- Öffnen Sie die exportierte TXT-Datei mit einem Texteditor, z. B.Notepad unter Windows oder TextEdit auf dem Mac. Kopieren Sie den gesamten Text (STRG/CMD + A, dann STRG/CMD + C).
- Öffnen Sie ein neues Excel-Blatt. Fügen Sie den Inhalt in Zelle A1 ein.
- Da WhatsApp-Exporte häufig eine inkonsistente Formatierung aufweisen, müssen Sie möglicherweise „Text in Spalten“ verwenden. Markieren Sie die eingefügte Spalte, wechseln Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie auf „Text in Spalten“.
- Wählen Sie, wie die Daten aufgeteilt werden sollen. Wählen Sie in der Regel „Getrennt“ > „Weiter“ und dann „Komma“ oder manchmal „Leerzeichen“, je nachdem, wie unübersichtlich die Daten sind. Dadurch sollten die Nachrichten, Daten und Telefonnummern etwas getrennt werden.
Dieser Prozess ist nicht perfekt – in manchen Dateien sind Kontakte im Chatverlauf vergraben oder mit Nachrichten vermischt. Möglicherweise müssen Sie die Dateien manuell durchsuchen und bereinigen. Das eigentliche Ziel besteht darin, Telefonnummern oder Kontaktnamen in eigenen Spalten zu isolieren. Dies können Sie mit Filtern oder weiteren Textfunktionen wie RECHTS, LINKS oder SUCHEN erreichen.
Methode 3: Organisieren und bereinigen Sie Ihre Kontaktliste
- Achten Sie auf Muster – Telefonnummern beginnen meist mit einer Landesvorwahl wie +1, +44 oder +91. Nutzen Sie Filter oder Suchen & Ersetzen, um unerwünschten Text schnell umzukehren oder zu entfernen.
- Verwenden Sie bei Bedarf Formeln,
=TRIM()um zusätzliche Leerzeichen zu entfernen oder=SUBSTITUTE()inkonsistente Zeichen zu bereinigen. - Es ist oft hilfreich, eine eigene Spalte nur für Telefonnummern und eine weitere für Namen zu haben, falls verfügbar, damit Sie einfach sortieren oder filtern können.
Bei manchen Maschinen dauert diese Bereinigung mehrere Runden – was auch immer Sie tun, speichern Sie regelmäßig Backups!
Methode 4: Speichern und nutzen Sie Ihre Kontaktliste
- Sobald alles gut aussieht, speichern Sie Ihre Datei als .xlsx. Sie können mit der Analyse oder dem Import in Ihr CRM- oder E-Mail-Tool beginnen. Wenn Sie möchten, können Sie auch nur die Kontaktinformationen als CSV für andere Apps exportieren.
Tipps für einen reibungsloseren Ablauf
- Überprüfen Sie immer doppelt, dass keine Kontakte fehlen oder falsch formatiert sind – das kann bei einem großen Chat-Export leicht übersehen werden.
- Verwenden Sie die Funktion „Suchen und Ersetzen“ von Excel, um häufige Probleme (wie das Entfernen übrig gebliebener Emojis oder Benutzernamen) in großen Mengen zu beheben.
- Wenn Ihre Kontaktliste zu groß wird, schadet es nicht, sie in mehrere Blätter aufzuteilen – so bleibt die Übersichtlichkeit erhalten.
- Und im Ernst: Machen Sie Backups! Denn ein Datenverlust mitten beim Aufräumen ist natürlich das Letzte, was Sie wollen.
- Durch das Herumspielen mit dem Sortieren und Filtern können Sie Duplikate oder seltsame Einträge schnell erkennen.
Häufig gestellte Fragen
Warum sollte man sich die Mühe machen, Kontakte in Excel zu kopieren?
Weil es viel einfacher ist, Ihre Kontakte zu bearbeiten, zu filtern oder sogar zusammenzuführen, wenn sie in einer Tabelle vorliegen. Außerdem kann Excel Ihnen bei der Öffentlichkeitsarbeit helfen, Zielsegmente zu organisieren.
Kann ich dies auf dem iPhone und Android gleichermaßen einfach tun?
Meistens ja, aber der Export von Dateien kann etwas anders sein. Android ist unkompliziert, aber iOS benötigt möglicherweise einen Workaround (z. B.das Senden der Datei per E-Mail an sich selbst).Beim Bereinigungsteil ist jedoch die gleiche Idee.
Ist das supersicher?
Ja, solange Sie mit Ihren Dateien sorgfältig umgehen. Laden Sie sie nicht auf dubiose Websites hoch und teilen Sie sie nicht mit nicht vertrauenswürdigen Apps. Bewahren Sie sie lokal oder in Ihrem eigenen sicheren Speicher auf.
Brauche ich ausgefallene Software?
Nein, nur WhatsApp, Excel und vielleicht ein kostenloser Texteditor, wenn es wirklich kompliziert wird. Nichts Ausgefallenes erforderlich.
Automatisieren? Ja, genau…
Sicher, einige fortgeschrittene Benutzer erstellen das Skript möglicherweise mit Python oder verwenden Tools von Drittanbietern, aber für die meisten ist es ein manueller Prozess. Wenn Sie den Dreh erst einmal raus haben, ist es nicht so schlimm.
Zusammenfassung
- Chat als.txt-Datei aus WhatsApp exportieren
- Kopieren, Einfügen und Aufteilen von Daten in Excel mithilfe von Text in Spalten
- Bereinigen Sie die Daten mit Filtern/Formeln
- Speichern Sie Ihre organisierten Kontakte als XLSX-Datei
Zusammenfassung
Auch wenn es nicht perfekt oder superschnell ist, ist das Kopieren von WhatsApp-Kontakten nach Excel durchaus machbar, wenn man weiß, wo man suchen muss. Es ist zwar etwas Handarbeit, aber so ist Technik eben. Sobald alles organisiert ist, fällt es Ihnen viel leichter, Ihre Kontakte zu verwalten oder Massenkontakte zu knüpfen, ohne sich durch die Finger quälen zu müssen. Ich drücke die Daumen, dass es hilft – bei einigen Leuten, die ich gesehen habe, hat es funktioniert, also nicht aufgeben!