Hatten Sie schon einmal ein Bild voller wichtigen Text und keine einfache Möglichkeit, es in Excel zu importieren? Ziemlich ärgerlich, oder? Besonders, wenn Sie mit gescannten Dokumenten, Quittungen oder sogar Screenshots von Daten arbeiten. Glücklicherweise verfügen neuere Versionen von Excel (2019, Office 365 und neuere) über eine integrierte OCR-Funktion namens „Daten aus Bild einfügen“, die eine Menge Zeit sparen kann. Aber das Problem ist: Sie ist nicht perfekt und braucht manchmal einen kleinen Anstoß, um richtig zu funktionieren. Wenn Ihr Text also nicht sauber herauskommt oder die Funktion einfach nicht angezeigt wird, gibt es ein paar Tricks, die einen reibungslosen Ablauf ermöglichen.
So extrahieren Sie Text aus einem Bild in Excel
Stellen Sie sicher, dass Ihr Office auf dem neuesten Stand und bereit ist
Überprüfen Sie zunächst, ob Sie die neueste Excel-Version installiert haben, da die Funktion erst dann verfügbar ist – andernfalls fehlt sie. Gehen Sie zu Datei > Konto > Updateoptionen > Jetzt aktualisieren. Falls die Funktion weiterhin fehlt, ist Ihr Office möglicherweise nicht aktuell oder Sie verwenden eine ältere Version, die sie nicht unterstützt. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Bild lokal auf Ihrem PC gespeichert ist (nicht nur ein Screenshot in der Cloud), da die Erkennung manchmal Probleme mit webbasierten Bildern oder direkt aus der Zwischenablage eingefügten Screenshots hat.
Stellen Sie sicher, dass die Funktion aktiviert und leicht zugänglich ist
Es mag offensichtlich erscheinen, aber überprüfen Sie noch einmal, ob die Funktion versteckt ist.Öffnen Sie in Excel die Registerkarte „Daten“ und suchen Sie nach „Daten aus Bild einfügen“. Falls sie dort nicht zu finden ist, können Sie das Menüband anpassen: Datei > Optionen > Menüband anpassen und die Funktion unter der Registerkarte „Daten“ hinzufügen. Manchmal hilft es, die Funktion im Vordergrund zu haben, um die Panik zu vermeiden: „Wo ist denn dieses OCR-Ding?“
Überprüfen Sie vor dem Importieren die Qualität und das Format Ihrer Bilder.
Niedrig aufgelöste, verschwommene oder schlecht beleuchtete Bilder sind ein Albtraum für OCR – kein Wunder. Achten Sie darauf, dass Ihr Bild klar, gut beleuchtet und frei von störenden Hintergrundelementen ist. Eine schnelle Lösung, falls Sie nicht weiterkommen: Öffnen Sie das Bild in einem einfachen Editor (wie Paint oder Fotos), schneiden Sie unnötige Elemente aus und erhöhen Sie, wenn möglich, den Kontrast. Speichern Sie es als PNG oder JPEG – Excels OCR ist recht flexibel, aber es kann hilfreich sein, ungewöhnliche Formate wie GIF oder BMP zu vermeiden.
Verwenden Sie die Funktion und beheben Sie Probleme, wenn sie fehlschlägt
Gehe zu Daten > Aus Bild. Wähle deine Bilddatei aus und lass Excel sie verarbeiten. Du solltest eine Vorschau des zu importierenden Inhalts sehen. Wenn alles unübersichtlich aussieht oder nichts angezeigt wird, versuche Folgendes:
- Stellen Sie sicher, dass sich das Bild im richtigen Ordner befindet. Manchmal hilft es schon, es auf Ihren Desktop oder in Ihre Dokumente zu verschieben.
- Wenn die Vorschau leer oder fehlerhaft ist, scannen Sie sie erneut. Bei manchen Systemen kann die OCR-Funktion von Excel anfangs Probleme verursachen. Oft hilft es, den Vorgang zu wiederholen.
- Bereinigen Sie das Bild weiter. Manchmal hilft es der OCR, das Rauschen zu reduzieren oder den Text zu schärfen.
Auf manchen Rechnern kann es beim ersten Ausführen zu Problemen kommen – nach einem Neustart oder einer Office-Aktualisierung läuft es meist reibungslos. Sollten Sie außerdem Fehlermeldungen erhalten, die besagen, dass OCR nicht verarbeitet werden kann, sollten Sie versuchen, das Bild in Paint oder Fotos zu öffnen und anschließend erneut zu speichern. Manchmal kann ein einfaches erneutes Speichern seltsame Kompatibilitätsprobleme beheben.
Verbessern Sie die Genauigkeit durch Vorverarbeitung
Der Scan ist nicht ganz perfekt? Kein Problem. Mit kostenlosen Bildbearbeitungsprogrammen (GIMP, Paint. NET) lässt sich das Problem etwas beheben. Eine Erhöhung des Kontrasts, die Konvertierung in Schwarzweiß oder die Schärfung des Bildes können die OCR-Genauigkeit deutlich verbessern. Der Grund: OCR funktioniert besser mit kontrastreichen, klaren Bildern. Unscharfe oder farbige Hintergründe erschweren Excel die Lesbarkeit.
Letzter Tipp: Office aktualisieren und Add-Ins prüfen
Wenn das Problem weiterhin besteht, stellen Sie sicher, dass Ihre Office-Suite vollständig aktualisiert ist. Manchmal werden Fehler in neueren Versionen behoben. Deaktivieren Sie außerdem alle Drittanbieter-Add-Ins, die möglicherweise mit Office-Funktionen in Konflikt stehen. Gehen Sie dazu zu Datei > Optionen > Add-Ins. Deaktivieren Sie alle verdächtigen Add-Ins, starten Sie Excel neu und versuchen Sie es erneut.
Denken Sie daran, denn Windows muss es Ihnen natürlich unnötig schwer machen. Nicht jedes Bild liefert beim ersten Mal perfekte Ergebnisse, und OCR ist keine Zauberei – manchmal reicht eine kleine manuelle Nachbearbeitung, insbesondere wenn die Bildqualität nicht optimal ist. Aber Übung macht den Meister, und diese Optimierungen haben schon vielen Leuten zu besseren Ergebnissen verholfen.