Sie haben herausgefunden, wie Sie in Word Vorschläge hinzufügen? Super. Doch manchmal können selbst die einfachsten Funktionen Sie ins Stolpern bringen, wenn Sie sich nicht mit den Feinheiten auskennen. Der Sinn der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ besteht darin, Vorschläge sichtbar zu machen, ohne den ursprünglichen Inhalt zu zerstören – ein großer Vorteil bei der Zusammenarbeit. Die richtigen Schaltflächen zu finden und zu verstehen, wo sich alles im Hintergrund befindet, kann jedoch etwas verwirrend sein – insbesondere, wenn Sie zwischen verschiedenen Word-Versionen wechseln oder jemand bestimmte Optionen deaktiviert hat. Hier finden Sie einen kurzen Überblick darüber, wie Sie sicherstellen, dass Ihre Vorschläge wie vorgesehen angezeigt werden, und über einige Fallstricke, die Ihnen dabei begegnen können.
So fügen Sie in Word Vorschläge zur Bearbeitung hinzu
Öffnen Sie Ihr Dokument und bereiten Sie sich auf Änderungen vor
Das Wichtigste zuerst: Starten Sie Word und öffnen Sie das Dokument, an dem Sie arbeiten möchten.Überprüfen Sie unbedingt, ob es sich um die neueste Version handelt, denn nichts ist schlimmer, als eine veraltete Version zu bearbeiten. Es lohnt sich auch, vorher einige Einstellungen vorzunehmen – beispielsweise sicherzustellen, dass Ihr Benutzername und Ihre Initialen unter Datei > Optionen > Allgemein korrekt sind. Jetzt können Sie Vorschläge machen, die Ihre Teamkollegen sehen und beantworten können.
Änderungen nachverfolgen aktivieren: der magische Schalter
Das ist entscheidend für Ihre Vorschläge. Gehen Sie oben im Menüband zur Registerkarte „ Überprüfen“.Dort finden Sie die Schaltfläche „ Änderungen nachverfolgen“. Klicken Sie darauf. Je nach Version ist es manchmal ein Schalter, manchmal ein Button, den Sie aktivieren müssen. Ist die Schaltfläche aktiviert, hebt Word jede Hinzufügung, Löschung oder Formatierungsänderung hervor, normalerweise in einer anderen Farbe. Beachten Sie, dass einige Einstellungen Änderungen standardmäßig in unterschiedlichen Stilen anzeigen.Überprüfen Sie daher Ihr Farbschema unter „ Änderungen nachverfolgen“ > „Benutzernamen ändern“ > „Einstellungen“, wenn etwas merkwürdig aussieht.
Randbemerkung: Auf manchen Rechnern schlägt dies beim ersten Mal fehl, funktioniert dann aber nach einem schnellen Neustart von Office oder sogar nach mehrmaligem Ein- und Ausschalten der Funktion. Seltsam, aber Excel oder PowerPoint machen manchmal dasselbe.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und fügen Sie Kommentare hinzu
Beginnen Sie jetzt mit der Bearbeitung. Löschen, Einfügen oder Umformulieren – Ihre Änderungen werden je nach Ihren Einstellungen durch eine Markierung oder eine Linie hervorgehoben. Um Kommentare hinzuzufügen, markieren Sie den zu besprechenden Text und klicken Sie dann unter der Registerkarte „Überprüfen “ auf „Neuer Kommentar“ oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Neuer Kommentar“. Dadurch wird ein Kommentar in der Seitenleiste hinzugefügt, damit andere Ihren Vorschlag nachvollziehen oder Fragen stellen können, ohne den Haupttext zu überladen. Praktisch, wenn mehrere Personen dasselbe Dokument überprüfen.
Speichern Sie regelmäßig und überprüfen Sie Ihre Einstellungen
Speichern Sie immer, nachdem Sie mehrere Vorschläge gemacht haben. Sie möchten Ihre Arbeit nicht verlieren. Außerdem stellt das Speichern sicher, dass alle Ihre Kommentare und Änderungen für andere aufgezeichnet werden. Wenn die Anzeigeoptionen nicht richtig eingestellt sind, werden Ihre Änderungen manchmal als einfacher Text angezeigt oder verschwinden aus der Ansicht.Überprüfen Sie daher unter „Überprüfen > Nachverfolgung > Markierung anzeigen“, ob Elemente wie „Kommentare“, „Einfügungen und Löschungen“ und „Formatierung“ aktiviert sind.
Profi-Tipp: Wenn Vorschläge nicht angezeigt werden oder nicht funktionieren, ändern Sie die Anzeigeoptionen im Dropdown-Menü „Markup anzeigen “.Wählen Sie „Alle Markups“, um alles anzuzeigen.Überprüfen Sie außerdem unter „Word-Optionen“ > „Trust Center“ > „Trust Center-Einstellungen“ > „Datenschutzoptionen“, ob Ihre Tracking-Funktionen blockiert sind.
Weitere nützliche Tipps: Anpassen und Fehlerbehebung
- Gehen Sie zu Datei > Optionen > Änderungen nachverfolgen, wenn Sie die Darstellung von Änderungen optimieren möchten (Farben, Sprechblasen usw.).Manchmal können Standardfarben dazu führen, dass Ihre Vorschläge nicht auffallen.Ändern Sie diese daher bei Bedarf.
- Wenn Vorschläge in gedruckten Kopien oder PDFs nicht angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass Sie die Änderungen vor dem Exportieren akzeptiert oder abgelehnt haben. Der Überprüfungsprozess kann manchmal etwas inkonsistent sein.
- Gelegentlich hilft es, die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ zu deaktivieren und anschließend wieder zu aktivieren, insbesondere wenn die Änderungen auch nach dem Vornehmen von Änderungen nicht sichtbar sind.
Und ehrlich gesagt, bei manchen Setups klappt es die ersten paar Male einfach nicht, aber nach einem Neustart oder ein paar Umstellungen funktioniert es zuverlässig. Wenn Sie remote zusammenarbeiten, stellen Sie sicher, dass alle mit den Einstellungen auf dem gleichen Stand sind – es sind die kleinen Details, die im Weg stehen können.
Zusammenfassung
- Öffnen Sie Ihr Dokument und legen Sie Ihre Einstellungen fest.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Überprüfen“ und aktivieren Sie „Änderungen nachverfolgen“.
- Bearbeiten und kommentieren Sie nach Bedarf und achten Sie dabei auf Sichtbarkeitsprobleme.
- Speichern Sie häufig und überprüfen Sie Ihre Markierungsoptionen, wenn etwas seltsam aussieht.
Zusammenfassung
Ehrlich gesagt ist das kein Hexenwerk – man muss nur ein bisschen hin- und herschalten und die Einstellungen überprüfen. Vorschläge in Word sind bei der Zusammenarbeit äußerst nützlich, und sobald man den Dreh raus hat, wie man die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ richtig ein- und ausschaltet, läuft alles reibungslos. Nichts Besonderes, man muss nur wissen, wo alles ist und worauf man achten muss. Hoffentlich hilft Ihnen diese Lektüre, einige der häufigsten Fehler zu vermeiden, insbesondere bei den manchmal heiklen Anzeigeoptionen. Viel Erfolg und möge Ihre Vorschläge immer klar und deutlich sein!