Ich dachte, ich klinke mich mal ein, denn das ist ein häufiges Problem. Ein Ablaufdatum für freigegebene Dateien in Google Drive festzulegen, klingt super praktisch, besonders wenn man mit sensiblen Daten arbeitet oder einfach keine Links für immer im Umlauf haben möchte. Aber das Problem ist: In normalen, kostenlosen Accounts ist diese Funktion praktisch nicht vorhanden. Google versteckt sie für Workspace-Nutzer hinter einer Paywall. Wenn Sie dies also mit einem kostenlosen Account versuchen, machen Sie sich keine großen Hoffnungen. Sie benötigen ein Google Workspace-Abo, um diese Funktion zu nutzen.
Sie möchten es trotzdem tun? Hier erfahren Sie, wie Sie mit einem Workspace-Konto vorgehen müssen. Melden Sie sich zunächst mit Ihrem Workspace-Konto bei Google Drive an. Suchen Sie die Datei, die Sie freigeben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „ Freigeben“. Geben Sie im Freigabefenster die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie die Datei teilen möchten. Suchen Sie anschließend im Freigabefeld nach dem Dropdown-Pfeil neben der E-Mail-Adresse – normalerweise rechts neben dem Namen oder der E-Mail-Adresse, sobald Sie die Person hinzugefügt haben.
Wenn Ihr Konto die Voraussetzungen erfüllt, wird Ihnen die Option „ Ablaufdatum hinzufügen“ angezeigt. Ein kleiner Hinweis: Diese Option wird nur angezeigt, wenn Ihr Konto über einen Workspace-Plan verfügt, der dies unterstützt. Wenn sie angezeigt wird, legen Sie das gewünschte Ablaufdatum fest, klicken Sie auf „ Fertig“, und das war’s im Grunde. Bei manchen Konfigurationen funktioniert dies einwandfrei, bei anderen wird die Funktion möglicherweise gar nicht angezeigt – das ist das Frustrierende an den verschiedenen Kontostufen von Google. Manchmal wird sie erst nach einigen Aktualisierungen oder nach dem Ab- und erneuten Anmelden angezeigt.
Beachten Sie: Nach Ablauf des Ablaufdatums kann der Empfänger nicht mehr auf die freigegebene Datei zugreifen. Bei Bedarf müssen Sie die Datei später erneut freigeben. Das ist etwas merkwürdig, da diese Funktion nicht überall verfügbar ist und Google sie nur für Workspace-Nutzer deutlich macht.
Wie lege ich das Ablaufdatum für Dateien auf Google Drive fest?
Methode 1: Verwenden von Google Workspace
- Melden Sie sich mit Ihrem Workspace-Konto bei Google Drive an.
- Suchen Sie die Datei mit einem Ablaufdatum, die Sie freigeben möchten, und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
- Wählen Sie „Teilen“ aus.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie teilen.
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der E-Mail-Adresse.
- Wenn „Ablauf hinzufügen“ angezeigt wird, klicken Sie darauf.
- Wählen Sie ein Ablaufdatum aus und klicken Sie dann auf „Fertig“.
Dies ist die Standardmethode, sofern Ihr Konto dies unterstützt. Es ist eine einfache, integrierte Methode, aber auch hier gilt dies nur für kostenpflichtige Tarife. Wenn Sie diese Option nicht sehen, verwenden Sie wahrscheinlich ein kostenloses Konto, das diese Funktion einfach nicht unterstützt.
Methode 2: Workarounds (wird nicht offiziell unterstützt, funktioniert aber manchmal)
- Verwenden Sie Add-Ons oder Skripte von Drittanbietern – wie Winhance –, die angeblich Ablaufoptionen hinzufügen, seien Sie jedoch hinsichtlich Sicherheit und Support vorsichtig.
- Oder Sie könnten eine interne Richtlinie festlegen, um den Zugriff nach einem bestimmten Datum manuell zu deaktivieren – das ist einfach nicht ideal und erfordert manuelle Arbeit.
Ehrlich gesagt, weil Google es natürlich unnötig kompliziert machen muss, planen manche Leute einfach eine Erinnerung, um den Zugriff manuell zu widerrufen oder den freigegebenen Link rechtzeitig zu löschen. Das ist vielleicht etwas umständlicher, als es sein sollte, aber hey, manchmal ist das die einzige Möglichkeit, wenn man ein kostenloses Konto hat.
Eine weitere Sache, die hilft –
- Überprüfen Sie regelmäßig den Abschnitt „Mit mir geteilt“.
- Legen Sie Kalendererinnerungen fest, um bei Bedarf den Zugriff zu widerrufen oder Links zu löschen.
Häufig gestellte Fragen:
Das Ablaufdatum ist auf Google Drive nicht verfügbar?
Das bedeutet normalerweise, dass Sie ein kostenloses Konto haben. Nur Google Workspace-Tarife bieten die integrierte Funktion zum Festlegen von Ablaufdaten für freigegebene Dateien. Da Google gerne Funktionen hinter kostenpflichtigen Tarifen versteckt, ist das ziemlich ärgerlich.
Ist das Festlegen eines Ablaufdatums ausschließlich für Workspace-Konten möglich?
Ja, das stimmt. Bei kostenlosen Konten hast du grundsätzlich nur Anteile ohne Ablaufdatum. Wenn du das echte Angebot möchtest, musst du ein Upgrade durchführen.
Wie können kostenlose Benutzer dann vertrauliche Dateien schützen?
Ehrlich gesagt ist es am besten, den zeitlich begrenzten Zugriff manuell einzurichten – entweder durch manuelles Entfernen von Personen oder durch Ändern der Link-Einstellungen. Oder verwenden Sie einfach freigegebene Links, die nach einer bestimmten Zeit ablaufen, sofern Sie dies extern steuern (z. B.auf Ihrer Website oder per E-Mail).Google macht es einem natürlich nicht leicht.
Wie lange bleiben freigegebene Dateien auf Google Drive bestehen?
Sofern Sie kein Ablaufdatum festlegen oder den Zugriff manuell entziehen, bleiben diese Links dauerhaft aktiv. Andernfalls können Sie durch das Festlegen von Daten die Kontrolle automatisieren. Dies ist jedoch nur in den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
Hoffentlich bringt das etwas Licht ins Dunkel. Wenn Sie wirklich eine Ablaufkontrolle benötigen, sollten Sie sich am besten ein Google Workspace-Abonnement sichern oder dies manuell umgehen. Viel Erfolg und möge Ihr Filesharing weniger Kopfschmerzen bereiten!
Zusammenfassung
- Kostenlose Google Drive-Konten unterstützen standardmäßig keine Ablaufdaten.
- Nur Google Workspace-Pläne haben diese Funktion integriert.
- Um ein Ablaufdatum festzulegen, melden Sie sich mit einem Workspace-Konto bei Drive an, geben Sie es wie gewohnt frei und wählen Sie dann „Ablaufdatum hinzufügen“ aus.
- Bei kostenlosen Konten sollten Sie eine manuelle Sperrung oder Tools von Drittanbietern in Betracht ziehen, achten Sie jedoch auf Supportprobleme.
- Überprüfen Sie regelmäßig den gemeinsamen Zugriff und widerrufen Sie ihn bei Bedarf.
Zusammenfassung
Insgesamt ist die Möglichkeit, Ablaufdaten direkt für freigegebene Dateien festzulegen, eine nette Funktion, aber die verschiedenen Google-Versionen machen die Sache komplizierter. Wenn Ihnen diese Funktion besonders wichtig ist, könnte ein Upgrade auf Workspace die Lösung sein. Andernfalls sind manuelle Methoden oder Erinnerungen die beste Lösung. Bedenken Sie jedoch, dass Google gerne Funktionen einschränkt, sodass ein wenig Workaround-Geist die Situation retten kann. Hoffentlich hilft das jemandem, Zeit zu sparen oder Verwirrung zu vermeiden.