Pensé en intervenir porque esto es algo que suele dar que pensar. Establecer una fecha de caducidad para los archivos compartidos en Google Drive parece muy práctico, sobre todo si se trata de información confidencial o simplemente no se quieren enlaces que estén siempre disponibles. Pero, la cuestión es que en las cuentas gratuitas normales, esa función es prácticamente inexistente. Sí, Google la mantiene en un sistema de pago para los usuarios de Workspace. Así que, si intentas hacerlo con una cuenta gratuita, no te hagas ilusiones. Necesitarías una suscripción a Google Workspace para obtener esta función.
¿Intentas hacerlo de todas formas? Esto es lo que debes hacer con una cuenta de Workspace. Primero, inicia sesión en Google Drive con tu cuenta de Workspace. Busca el archivo que quieres compartir, haz clic derecho y pulsa ” Compartir”. En la ventana para compartir, introduce la dirección de correo electrónico de la persona con la que quieres compartir. Luego, busca la flecha desplegable junto a su correo electrónico en el cuadro para compartir; suele estar a la derecha del nombre o correo electrónico una vez que lo agregas.
Desde ahí, si tu cuenta cumple los requisitos, verás una opción llamada ” Añadir vencimiento”. Una pequeña advertencia: esta opción solo aparece si tu cuenta tiene un plan de Workspace compatible. Si está disponible, establece la fecha de vencimiento que desees, haz clic en ” Listo” y listo. En algunas configuraciones, funciona a la perfección, pero en otras, es posible que no la veas; esa es la parte frustrante de los diferentes niveles de cuenta de Google. A veces, solo aparece después de actualizar la cuenta varias veces o cerrar sesión y volver a iniciarla.
Ten en cuenta que, una vez vencida la fecha de vencimiento, el destinatario ya no podrá acceder al archivo compartido. Tendrás que volver a compartirlo si es necesario más adelante. Es un poco extraño, ya que esta función no está disponible en todas partes y Google no lo indica claramente a menos que seas usuario de Workspace.
¿Cómo establecer la fecha de vencimiento de los archivos en Google Drive?
Método 1: Usar Google Workspace
- Inicie sesión en Google Drive con su cuenta de Workspace.
- Busque y haga clic derecho en el archivo que desea compartir con una fecha de vencimiento.
- Seleccione Compartir.
- Escribe el correo electrónico de la persona con quien deseas compartir.
- Haga clic en la flecha desplegable junto a su correo electrónico.
- Si ve Agregar vencimiento, haga clic en él.
- Seleccione una fecha de vencimiento y luego presione Listo.
Esta es la forma principal de hacerlo si tu cuenta lo permite. Es una forma sencilla e integrada, pero, repito, solo para planes de pago. Si no la ves, probablemente tengas una cuenta gratuita que no tiene esta función.
Método 2: Soluciones alternativas (no se admiten oficialmente, pero a veces funcionan)
- Utilice complementos o scripts de terceros, como Winhance, que afirman agregar opciones de expiración, aunque tenga cuidado con la seguridad y el soporte.
- O bien, podría establecer una política interna para deshabilitar manualmente el acceso después de una fecha determinada, lo cual no es lo ideal y requiere trabajo manual.
Honestamente, como Google tiene que hacerlo más difícil de lo necesario, algunos simplemente programan un recordatorio para revocar el acceso manualmente o eliminar el enlace compartido en el momento oportuno. Quizás sea más complicado de lo que debería ser, pero bueno, a veces es la única manera si tienes una cuenta gratuita.
Otra cosa que ayuda —
- Revisa periódicamente la sección Compartido conmigo.
- Configure recordatorios de calendario para revocar el acceso o eliminar enlaces cuando sea necesario.
Preguntas frecuentes:
¿La fecha de vencimiento no está disponible en Google Drive?
Esto suele significar que tienes una cuenta gratuita. Solo los planes de Google Workspace incluyen la función para establecer fechas de vencimiento para los archivos compartidos. Como a Google le encanta restringir el acceso a funciones en los planes de pago, resulta un poco molesto.
¿Establecer una fecha de vencimiento es exclusivo para las cuentas de Workspace?
Sí, así es. En las cuentas gratuitas, básicamente solo tienes acciones sin vencimiento. Si quieres la mejor oferta, tendrás que actualizar tu cuenta.
¿Cómo pueden entonces los usuarios gratuitos proteger los archivos confidenciales?
Sinceramente, lo mejor es configurar manualmente el acceso temporal, ya sea eliminando usuarios manualmente o modificando la configuración de los enlaces. O bien, usar enlaces compartidos que caduquen después de un tiempo determinado, si lo controlas externamente (por ejemplo, en tu sitio web o correo electrónico).Google no lo pone fácil, claro.
¿Cuánto tiempo duran los archivos compartidos en Google Drive?
A menos que establezcas una fecha de vencimiento o elimines el acceso manualmente, esos enlaces permanecerán activos indefinidamente. De lo contrario, establecer fechas te ayuda a automatizar el control, pero solo está disponible en los planes de pago.
Espero que esto te ayude. Si realmente necesitas controlar la expiración, lo mejor es consultar una suscripción a Google Workspace o solucionarlo manualmente.¡Mucha suerte y que compartir archivos sea menos complicado!
Resumen
- Las cuentas gratuitas de Google Drive no admiten fechas de vencimiento de forma nativa.
- Solo los planes de Google Workspace tienen esta función incorporada.
- Para establecer una fecha de vencimiento, inicie sesión en Drive con una cuenta de Workspace, comparta normalmente y luego seleccione Agregar fecha de vencimiento.
- En las cuentas gratuitas, considere la revocación manual o herramientas de terceros, pero tenga cuidado con los problemas de soporte.
- Revise periódicamente el acceso compartido y revoquelo cuando sea necesario.
Resumen
En resumen, la posibilidad de establecer fechas de caducidad directamente en los archivos compartidos es una buena función, pero los niveles de Google complican las cosas. Si esta función es muy importante, actualizar a Workspace podría ser la mejor opción. De lo contrario, los métodos manuales o los recordatorios son la mejor opción. Recuerda que a Google le encanta restringir funciones, así que un poco de ingenio podría ser la solución. Cruzamos los dedos para que esto ayude a alguien a ahorrar tiempo o evitar confusiones.