Exportar un informe de ServiceNow a Excel no es precisamente complicado, pero suele ser un problema si los permisos están desactivados o no se conocen las rutas de los menús. Sin embargo, es muy útil: permite hacer más con los datos fuera de la plataforma, como segmentarlos, dividirlos o añadir tablas dinámicas sin complicaciones. Y, sinceramente, una vez que se domina, es bastante sencillo, aunque algunos pasos parezcan estar ocultos tras menús interminables. Pero cuidado: algunos informes, sobre todo los personalizados o complejos, pueden dar problemas de formato o limitaciones de exportación. Aun así, vale la pena saber cómo hacerlo correctamente, ya que facilita enormemente el análisis posterior, sobre todo si se comparte información con las partes interesadas o se trabaja sin conexión.
Cómo exportar un informe de ServiceNow a Excel
Acceder a la sección de Informes
Todo empieza aquí, por supuesto. Inicia sesión en tu instancia de ServiceNow con tu URL habitual, luego ve al Menú de navegación y busca Informes; suele estar en Autoservicio o Analítica, según la configuración de tu administrador. Si no puedes ver los informes, asegúrate de que tu rol de usuario tenga los permisos adecuados; de lo contrario, intentar exportarlos será frustrante.
Seleccionar y ejecutar el informe
Una vez en la sección Informes, busca el informe que quieres exportar. Puedes buscar o explorar los informes guardados. Al abrirlo, haz clic en el botón Ejecutar; esto garantiza que estés exportando los datos más recientes. El problema es que, en algunas configuraciones, los informes no se completan al instante, así que espera unos segundos.
Exportar a Excel
Ahora viene la parte divertida. Busca el botón Exportar; en la mayoría de las configuraciones, es un menú desplegable o un icono con una flecha hacia abajo. Selecciona Excel entre esas opciones. Si no lo ves, a veces las opciones de exportación se encuentran en Más opciones o en un icono de engranaje. Ten en cuenta que, según tu versión de ServiceNow, la exportación puede ofrecer opciones de tipo de archivo, como CSV o XLSX; elige XLSX si buscas la mayor compatibilidad.
Descargar y verificar
En cuanto seleccione Excel, el informe se procesará y aparecerá un enlace de descarga, generalmente en la parte inferior de la pantalla o como un mensaje en el navegador. Haga clic en él, guárdelo en un lugar accesible y ábralo con Excel. Verifique que todos los datos sean correctos, ya que los problemas de exportación a veces pueden afectar los informes grandes.
Consejos adicionales para hacerlo más inteligente
Antes de exportar, conviene aplicar filtros o personalizar el informe para que incluya solo lo necesario. Menos es más cuando se trata de archivos de Excel grandes que pueden ralentizar el proceso. Si lo haces a menudo, intenta guardar las configuraciones del informe para no tener que rehacer los filtros o las columnas cada vez. A veces, en ciertos navegadores o configuraciones, los botones de exportación pueden funcionar de forma inestable. Si esto ocurre, podría ser útil borrar la caché o probar con otro navegador, como Chrome.
Errores comunes y cómo evitarlos
En algunas configuraciones, el botón de exportación puede estar atenuado o incluso desaparecer. Esto suele deberse a los permisos: comprueba si tienes roles como report_admin o report_user, o pregunta a tu administrador si tu cuenta está configurada correctamente. Además, los informes complejos o ciertas personalizaciones pueden interrumpir temporalmente la función de exportación; en ese caso, simplificar el informe o actualizar la versión de ServiceNow podría ser útil.
Trucos adicionales a tener en cuenta
Otra opción que puedes probar, si te gusta la automatización o la haces con frecuencia, es configurar informes programados con envío por correo electrónico en formato Excel, para que no tengas que hacer clic. Simplemente configura un informe programado con Informes programados en Programador del sistema, especifica un destinatario de correo electrónico y elige Excel como formato.
Sinceramente, es un poco raro, pero una vez que te familiarizas con las rutas de menú y los permisos, es facilísimo. Y ahorra mucho tiempo al procesar números fuera de ServiceNow. A veces, el proceso de exportación tiene peculiaridades, como un formato extraño o datos faltantes, pero la mayoría de las veces, todo funciona correctamente. Solo ten en cuenta el tamaño del archivo; si tu informe es enorme, Excel podría retrasarse o ser lento, así que filtrar primero ayuda mucho.
Resumen
- Inicie sesión en ServiceNow y vaya a Informes.
- Encuentra tu informe y pulsa Ejecutar.
- Haga clic en Exportar → Excel.
- Descargue y verifique que los datos sean correctos.
Resumen
Exportar informes de ServiceNow a Excel es sin duda una de esas tareas que parecen sencillas, pero que pueden complicarse con permisos o complejidades en los informes. Una vez que lo hayas hecho varias veces, te resultará bastante natural: solo un par de clics. Recuerda revisar bien tus permisos y filtros, y no dudes en ajustar el informe antes de exportarlo si la configuración no es la adecuada. Esperamos que esto te ahorre tiempo o, al menos, que la resolución de problemas sea menos molesta cuando tengas problemas con la exportación de informes.¡Mucha suerte y felices exportaciones!