¿Alguna vez te has quedado con una imagen llena de texto importante y no hay forma fácil de insertarla en Excel? Es un poco molesto, ¿verdad? Sobre todo cuando se trata de documentos escaneados, recibos o incluso capturas de pantalla. Por suerte, las versiones recientes de Excel (2019, Office 365 y posteriores) incluyen una función de OCR integrada, llamada “Insertar datos desde imagen”, que puede ahorrarte mucho tiempo. Pero la cuestión es que no es perfecta, y a veces necesita un pequeño retoque para funcionar correctamente. Así que, si el texto no sale limpio o la función no aparece, hay algunos trucos que vale la pena probar para que todo funcione a la perfección.
Cómo extraer texto de una imagen en Excel
Asegúrese de que su Office esté actualizado y listo
Primero, comprueba que tienes la última versión de Excel, ya que fue cuando apareció la función; de lo contrario, no estará disponible. Ve a Archivo > Cuenta > Opciones de actualización > Actualizar ahora. Si aún no la encuentras, quizás tu Office no esté actualizado o tengas una versión anterior que no la admita. Además, asegúrate de que la imagen esté guardada localmente en tu PC (no solo una captura de pantalla en la nube), ya que a veces el reconocimiento tiene problemas con imágenes web o capturas de pantalla pegadas directamente desde el portapapeles.
Asegúrese de que la función esté habilitada y sea de fácil acceso.
Puede parecer obvio, pero comprueba que la función no esté oculta. En Excel, ve a la pestaña Datos y busca ” Insertar datos desde imagen”. Si no está, puedes personalizar la cinta: Archivo > Opciones > Personalizar cinta y añadirla en la pestaña Datos. A veces, tenerla al frente y centrada ayuda a evitar la sensación de “¿Dónde está ese OCR?”.
Verifique la calidad y el formato de su imagen antes de importarla
Las imágenes de baja resolución, borrosas o con poca iluminación son un problema para el OCR, y eso es normal. Asegúrate de que la imagen sea nítida, esté bien iluminada y no tenga un fondo recargado. Una solución rápida si tienes problemas: abre la imagen en un editor básico (como Paint o Fotos), recorta lo innecesario y aumenta el contraste si es posible. Guarda como PNG o JPEG: el OCR de Excel es bastante flexible, pero evitar formatos extraños como GIF o BMP puede ser útil.
Utilice la función y solucione problemas cuando falle
Vaya a Datos > Desde imagen. Seleccione el archivo de imagen y deje que Excel lo procese. Debería ver una vista previa de lo que está a punto de importar. Si se ve ilegible o no se muestra nada, pruebe lo siguiente:
- Asegúrese de que la imagen esté en la carpeta correcta: a veces, moverla al Escritorio o a Documentos hace la diferencia.
- Si la vista previa está en blanco o es incorrecta, intente volver a escanearla. En algunas configuraciones, el OCR de Excel puede fallar al principio; repetir el proceso suele ser útil.
- Limpie aún más la imagen; a veces, reducir el ruido o enfocar el texto ayuda al OCR a hacer su trabajo.
En algunos equipos, esto puede funcionar de forma inestable la primera vez que se ejecuta. Tras reiniciar o actualizar Office, la operación suele mejorar. Además, si recibes errores que indican que el OCR no puede procesar la imagen, conviene intentar abrirla en Paint o Fotos y volver a guardarla. A veces, simplemente volver a guardarla puede solucionar problemas de compatibilidad.
Mejore la precisión con el preprocesamiento
¿No lograste un escaneo perfecto? No te preocupes. Puedes mejorarlo un poco con editores de imágenes gratuitos (GIMP, Paint. NET).Aumentar el contraste, convertir a blanco y negro o enfocar la imagen puede mejorar considerablemente la precisión del OCR. La razón: el OCR funciona mejor con imágenes nítidas y de alto contraste. Usar fondos borrosos o con color dificulta que Excel lea el contenido.
Consejo final: Actualizar Office y comprobar los complementos
Si el problema persiste, asegúrese de que su paquete Office esté completamente actualizado; a veces, los errores se corrigen en las versiones más recientes. Además, desactive cualquier complemento de terceros que pueda entrar en conflicto con las funciones de Office. Puede hacerlo en Archivo > Opciones > Complementos. Desactive los complementos sospechosos, reinicie Excel y vuelva a intentarlo.
Recuerda, porque, por supuesto, Windows lo hace más difícil de lo necesario. No todas las imágenes obtendrán resultados perfectos a la primera, y el OCR no es mágico; a veces, simplemente necesitarás una pequeña limpieza manual después, sobre todo si la calidad de la imagen no es óptima. Pero la práctica hace al maestro, y estos ajustes han ayudado a muchos a obtener mejores resultados.