Excelでリンクを更新するのは一見簡単そうに思えるかもしれませんが、設定によっては少々面倒な場合があります。リンクされたスプレッドシートが多数ある場合や、厄介な外部参照を含むスプレッドシートが数枚しかない場合、適切な更新方法を知っておくと、多くの手間を省くことができます。ファイルの移動や名前の変更などにより、リンクが古くなることがあります。これはエラーや古いデータにつながる可能性があります。このプロセスに慣れておくことは、データの正確性を維持できるだけでなく、後々の混乱を防ぐことにもつながります。そこで、リンクを最新の状態に保つための手順と、いくつかの追加のヒントをご紹介します。
Excelでリンクを更新する方法 – 自分流に
別のファイルからデータを取得するレポートでも、複数の複雑なブックでも、リンクを素早く更新する方法を習得しておけば、ファイルを開いたときに驚くようなことが減ります。Excelでは、リンクが壊れている、または古くなっているという警告メッセージが表示されることもありますが、ソースファイルの変更が原因で数値がおかしくなっていることに気づくこともあります。このガイドでは、一般的な手順に加え、ソースの変更方法、リンク切れの処理方法、外部参照の見落としを防ぐ方法など、実用的なヒントをいくつか紹介します。
さあ、始めましょう: ワークブックを開いて準備しましょう
- まず、更新したいリンクを含むExcelファイルを開きます。Excelに「リンクが最新ではありません」などのメッセージが表示された場合は、リンクを確認する必要があるサインです。
- ファイルが開いていないとリンクは更新されませんので、この手順を飛ばさないでください。ヒント：複数のリンクされたファイルを扱っている場合は、まずすべて開いて、何を扱っているのかを把握しておきましょう。
注：一部の機種では、Excel が事前に通知しないなど、動作に不具合や一貫性がない場合があります。そのため、まずはリンクをざっと確認することをお勧めします。
データタブに移動し、「リンクの編集」を見つけます。
- 上部のリボンの[データ]タブに移動します。
- 「接続」グループで、「リンクの編集」をクリックします。これが表示されない場合は、ファイルに外部リンクが含まれていないか、別の方法で埋め込まれている可能性があります。
Excelの古いバージョンでは、「リンクの編集」が「外部データ」の下にある場合があります。Microsoftが長年にわたり項目を移動してきたのは少し奇妙ですが、「データ」タブを定期的に確認していれば、そこにたどり着くことができます。
リンクのソースを更新または変更する
- 「リンクの編集」ウィンドウには、ファイルが参照しているすべての外部ソースのリストが表示されます。更新または変更したいリンクを選択してください。
- 「ソースの変更」をクリックします。ファイルブラウザがポップアップ表示され、新しいファイルまたは正しいファイルの場所に移動できます。
- 適切なExcelファイルを選択してください。特に最近ファイルを移動した場合は重要です。別のドライブにあるリンクされたシートを更新する場合は、後でリンク切れが発生しないようにパスを再確認してください。
これが役立つ理由：これは、Excel に「代わりにこの新しいファイルを使用してください」と指示するようなものです。これは、ソース ファイルの名前が変更されたり、移動されたり、最終的にデータ ソースを更新できた場合に適用されます。
リンクを更新しましたか？保存して閉じる
- 新しいソースを選択したら、[OK]をクリックします。
- リンクの編集ウィンドウに戻り、「閉じる」をクリックします。
- ワークブックを保存します。これらのリンクは最新のものになったため、データには最新の情報が反映されるはずです。
Excelでは、保存時または開く際にリンクを更新するかどうかを尋ねるメッセージが表示されることがあります。その場合は「はい」を選択するだけで、最新のデータが取り込まれます。
壊れたリンクや古いデータの処理
- リンクが壊れていたり、正しく更新されていない場合は、ファイルパスをよく確認してください。よくある間違いとして、リンクを更新せずにファイルを移動してしまうことが挙げられます。
- 「検索と置換」 ( を押す)の「置換」を使用すると、間違ったパスや古い参照をすばやく見つけることができます。Ctrl + H
- 設定によっては、ソースが利用できなくなった場合に手動でリンクを解除する必要がある場合があります。ただし、これによりリンクが完全に削除され、数式が静的な値になることに注意してください。
プロのヒント：ソースファイルは整理整頓し、予測可能な場所に保管しましょう。ファイルが行き交うと、リンクが切れたり、間違ったデータを参照したりすることが多くなり、混乱を招きます。
スムーズな航海のための追加のヒント
- 大規模なリンク更新を行う前に、必ずファイルをバックアップしてください。特に大きなワークブックの場合は、安全第一に行動しましょう。
- 特にコンピューターやサーバー間で共同作業を行ったりファイルを移動したりする場合は、定期的にリンクを確認してください。
- ソースファイルが同じフォルダ構造にある場合は、リンクを設計する際に相対パスを使用することをお勧めします。こうすることで、フォルダを移動してもリンクが壊れることはありません。
- 他の方法がすべて失敗した場合は、一括更新やリンクの修正に VBA スクリプトの使用を検討してください。これはより高度ですが、大規模なプロジェクトでは時間を節約できます。
Excelリンクに関する簡単な質問
リンクが古くなったり壊れていたりするかどうかを確認するにはどうすればよいでしょうか?
通常、Excelはファイルを開くとこのエラーを警告し、「他のブックへのリンクが壊れています」や「一部のリンクを更新できません」などのメッセージを表示します。そうでない場合は、「リンクの編集」に戻ってステータスを確認できます。
複数のリンクを一度に更新できますか?
はい。「リンクの編集」Ctrlウィンドウで、またはキーを押したままShift複数のエントリを選択し、「値の更新」をクリックします。ただし、複数のリンクを盲目的に更新すると、一部のソースにアクセスできない場合に遅延が発生する可能性があるので注意してください。
リンクが不要になった場合はどうすればいいですか?
リンクを解除するには、同じ「リンクの編集」ダイアログでソースを選択し、「リンクの解除」をクリックします。ただし、これにより数式が静的データに変換され、後で更新できなくなりますのでご注意ください。
ファイルを共有するときにリンク切れを防ぐにはどうすればよいでしょうか?
相対パスを使用し、リンクされたファイルはすべて同じフォルダまたはサブフォルダに保存してください。また、共有する前にリンクを再確認し、すべてがアクセス可能な場所を指していることを確認してください。
まとめ
- リンクを含む Excel ブックを開きます。
- [データ]タブに移動し、[リンクの編集]をクリックします。
- リンクを選択し、[ソースの変更]を選択します。
- 正しいファイルまたは新しいファイルを選択してください。
- 保存して、すべてが正しく更新されたかどうかを確認します。
まとめ
Excelでリンクを更新するコツを掴むのは難しくありませんが、スムーズに動作すれば、後々の面倒な作業を大幅に軽減できます。ソースファイルを整理し、ファイルを移動する際はパスを二重に確認し、リンクを定期的に確認して、データが正しい状態を保つようにしましょう。ある環境では問題なく動作しましたが、別の環境では、パスを手動で調整するか再起動しないとExcelが頑固に更新を拒否してしまうこともありました。ぜひ試してみてください。ワークブックの正確性と最新性を維持するのに役立つことを願っています。