重要なテキストがぎっしり詰まった画像があるのに、Excelに取り込むのが面倒な経験はありませんか？ ちょっと面倒ですよね？ 特に、スキャンした書類や領収書、スクリーンショットなどのデータを扱う時はなおさらです。幸いなことに、Excelの最新バージョン（2019、Office 365以降）には「画像からデータを挿入」というOCR機能が組み込まれており、これを使うと時間を大幅に節約できます。しかし、これは完璧ではなく、うまく機能させるには少し手間がかかることもあります。テキストがきれいに読み取れなかったり、この機能が表示されなかったりする場合は、スムーズに処理を進めるためのコツをいくつかご紹介します。
Excelで画像からテキストを抽出する方法
Officeが最新で準備ができていることを確認してください
まず、Excelが最新バージョンかどうかを確認してください。この機能は最新バージョンでのみ利用可能だったためです。最新バージョンでない場合は、表示されない可能性があります。[ファイル] > [アカウント] > [更新オプション] > [今すぐ更新] の順に選択してください。それでも表示されない場合は、Officeが最新バージョンではないか、この機能をサポートしていない古いビルドを使用している可能性があります。また、画像がPCのローカルに保存されていることを確認してください（クラウド上のスクリーンショットだけでは不十分です）。Webベースの画像やクリップボードから直接貼り付けたスクリーンショットは認識されない場合があります。
機能が有効になっており、簡単にアクセスできることを確認してください
当たり前のことのように思えるかもしれませんが、この機能が隠れていないか確認しましょう。Excelでは、「データ」タブに移動し、 「画像からデータを挿入」を探します。見つからない場合は、リボンをカスタマイズできます。 「ファイル」>「オプション」>「リボンのユーザー設定」で、「データ」タブの下に追加します。この機能を一番目立つ場所に置いておくと、「OCR機能はどこだっけ？」と慌てずに済むこともあります。
インポートする前に画像の品質と形式を確認してください
低解像度、ぼやけている、または照明が不十分な画像は、OCRにとって悪夢のような状況です。当然のことですが、画像が鮮明で、十分な明るさがあり、背景の雑然としたもので埋め尽くされていないことを確認してください。困った時の簡単な解決策は、画像をペイントやフォトなどの基本的なエディタで開き、不要な部分を切り取り、可能であればコントラストを高めることです。PNGまたはJPEG形式で保存しましょう。ExcelのOCRは非常に柔軟性が高いですが、GIFやBMPなどの特殊な形式は避けた方がよいでしょう。
機能を使用して、失敗した場合はトラブルシューティングを行う
「データ」>「画像から」を選択します。画像ファイルを選択し、Excelに処理を任せましょう。インポートする内容のプレビューが表示されるはずです。文字化けしたり、何も表示されない場合は、次の方法をお試しください。
- 画像が適切なフォルダにあることを確認してください。デスクトップやドキュメントに移動すると状況が変わる場合があります。
- プレビューが空白または正しくない場合は、再度スキャンしてみてください。設定によっては、ExcelのOCRが最初に誤動作することがありますが、このプロセスを繰り返すことで問題が解決することがよくあります。
- 画像をさらにクリーンアップします。場合によっては、ノイズを減らしたり、テキストをシャープにすると、OCR が機能しやすくなります。
一部のマシンでは、初回実行時に動作が不安定になる場合がありますが、再起動やOfficeのアップデート後にはスムーズに動作するようになります。また、OCR処理ができないというエラーが表示される場合は、ペイントまたはフォトで画像を開いて再度保存してみることをお勧めします。場合によっては、再保存するだけで互換性に関する奇妙な問題が解決することがあります。
前処理で精度を向上
完璧なスキャンができなかった？ご心配なく。無料の画像編集ソフト（GIMP、Paint. NET）を使えば、多少の修正が可能です。コントラストを強めたり、白黒に変換したり、画像をシャープにしたりすることで、OCRの精度を大幅に向上させることができます。OCRはコントラストが高く、鮮明な画像でより効果的に機能します。ぼやけた背景や色付きの背景を使うと、Excelが画像内の情報を読み取るのが難しくなります。
最後のヒント: Officeを更新してアドインをチェックする
それでも問題が解決しない場合は、Officeスイートが完全に更新されていることを確認してください。新しいリリースではバグが修正されている場合があります。また、Officeの機能と競合する可能性のあるサードパーティ製のアドインを無効にしてください。[ファイル] > [オプション] > [アドイン]で無効にできます。疑わしいアドインを無効にし、Excelを再起動してもう一度お試しください。
覚えておいてください。Windowsは必要以上に難しくしているからです。すべての画像が最初から完璧な結果が得られるとは限りませんし、OCRは魔法ではありません。特に画像の品質が最適でない場合は、後で少し手動でクリーンアップする必要があるかもしれません。しかし、練習すれば完璧になります。これらの調整により、多くの人がより良い結果を得ることができました。