Googleドライブを頻繁に使用する場合、特に同僚や友人とファイルを共有する場合は、誰が実際にファイルにアクセスできるのかを把握しておくことが非常に重要です。ファイルが意図した以上に共有されてしまうことがあるのは、少し不思議なことです。誰かが権限を取り消すのを忘れていたり、古い共有設定が残っていて不要になったりするかもしれません。このガイドでは、アクセス権を持つユーザーを確認する方法、必要に応じて権限を取り消す方法、そして共有リンクを安全に生成する方法を詳しく説明します。これを定期的に行うことで、後々面倒な事態を防ぐことができます。なぜなら、秘密のプロジェクトや個人的なドキュメントが、知らないうちに悪意のある人の手に渡ってしまうのは避けたいからです。
Googleドライブのファイルにアクセスできるユーザーを確認する方法
Google ドライブから直接共有権限を確認する
まず、Googleドライブにアクセスしてください。Googleアカウントでログインしている場合は、すべてのファイルとフォルダを確認できます。確認するには、確認したいファイルを右クリックし、「共有」をクリックします。アクセス権を持つすべてのユーザーを表示するウィンドウがポップアップ表示されます。これがあなたのリストです。特に、しばらく前に共有した場合や、リンク経由で共有したことを知らない場合は、覚えているよりも多くの人がそこにいることに驚くかもしれません。
以前の権限を忘れてしまい、誰かがまだアクセスできる状態になっていると、ちょっと困ってしまいます。幸い、リストをスクロールすると、メールアドレスと権限レベル（閲覧者、コメント投稿者、編集者）を確認できます。自分のアカウントだけがリストに表示されている場合、他の人はアクセスできません。
なぜそれが役立つのか、いつ行うべきか
これは、先週何かを共有したり、ファイルへのリンクを送信したりした後に、リンク切れや不要なアクセスがまだ残っているかどうかを確認したい場合に便利です。また、共有ファイルを整理する際に、不要な人が潜んでいないか確認したい場合にも役立ちます。
ユーザーの権限を取り消すにはどうすればいいですか?
共有リストからアクセスを削除する
自分のコンテンツを閲覧できないようにしたい人を見つけたら、もう一度「共有」ボタンをクリックしてください。次に、その人の名前またはメールアドレスを探します。右側に権限のドロップダウンがあるので、それをクリックして「アクセスを削除」を選択します。確認すれば、あっという間に権限が削除されます。ただし、設定によっては、権限の取り消しがすぐに反映されない場合があるので注意してください。通常は、少し更新すれば直ります。
この方法は、特定のプロジェクトやイベントで共有した後に誰かが勝手にアクセスするのを防ぎ、厳密な管理を行いたい場合に適しています。リンク共有オプションを変更せずに権限を整理する最も簡単な方法です。
Googleドライブへのアクセスを他の人と共有する方法
新しい人やグループを追加する
誰かを招待するには、ファイルまたはフォルダを右クリックし、「共有」をクリックします。ウィンドウに「ユーザーとグループを追加」というボックスがあります。メールアドレスまたは名前（連絡先に登録されている場合）を入力します。名前が表示されたら、クリックして追加します。その下で、アクセスの種類を選択できます。閲覧者（閲覧のみ）、コメント投稿者（閲覧とコメントが可能）、編集者（フルコントロール）です。もちろん、信頼できる人でない限り、編集権限を与えるのはリスクがあるので、慎重に選択してください。
正直なところ、これらの権限レベルを見落としている人もいるので、権限を追加した後は何ができるかを改めて確認することをお勧めします。また、大規模な組織では、共有オプションを制限する管理者コントロールが存在する場合があることにも留意してください。
Googleドライブのファイル共有リンクを生成する方法
簡単に共有できるリンクを作成する
リンクを使ってファイルを共有するのはとても便利です。特に、ちょっとした共同作業や、誰が閲覧するかを気にしないときに便利です。リンクを作成するには、ファイルを右クリックし、「共有」を選択します。次に、 「一般アクセス」までスクロールします。 「リンクを知っている全員」というセクションの下にドロップダウンメニューがあります。まだ設定されていない場合は、クリックして権限を「リンクを知っている全員」に変更します。閲覧者、コメント投稿者、編集者のいずれかを選択できます。変更後、「リンクをコピー」をクリックして送信します。
ご注意：設定によっては、リンクが制限されたままになったり、しばらくすると権限がデフォルトで非公開に戻ったりする場合があります。必ずシークレットウィンドウまたは別のブラウザでリンクをテストし、期待どおりに動作することを確認してください。
Googleドライブのファイルのダウンロードやコピーを防ぐ方法
ダウンロードやコピーからファイルをロックダウン
ファイルを共有する際に、閲覧者やコメント投稿者にダウンロードやコピーを許可したくない場合は、少し制限を厳しくする必要があります。ファイルを開き、「共有」をクリックし、共有ウィンドウの右上にある歯車アイコンをクリックします。ここで、「閲覧者とコメント投稿者にダウンロード、印刷、コピーのオプションを表示する」というチェックボックスをオフにします。これは、機密文書や機密情報などの機密性の高いコンテンツを共有する際に、オンラインで閲覧できるようにしたい場合に便利です。
ただし、これは万能ではないことに注意してください。経験豊富なユーザーであればスクリーンショットを撮ることはできますが、ほとんどの場合、軽率なコピーを阻止するだけで十分です。また、企業や教育機関のドメインでは、これらのオプションが制限される場合があります。
誰にも知られずに他人の Google ドライブにアクセスするにはどうすればいいですか?
正当な方法に固執する
当たり前のことですが、ファイルを共有していない限り、他人のドライブにこっそり入り込むことはできません。怪しいトリックや拡張機能を使っても、許可なく隠しファイルにアクセスすることはできません。ステルスアクセスを謳う怪しいサイトはたくさんありますが、正直言って、リスクや倫理的な問題を考えると、そこまでする価値はありません。Googleはプライバシーに関してかなり厳格で、こうしたセキュリティ対策を回避しようとすると、たいていは裏目に出たり、アカウントの問題につながったりします。
結論は？誰かのドライブにアクセスする必要がある場合、それが正当なものであれば、共有を依頼するだけです。そうでなければ、怪しい方法に時間を無駄にするのはやめましょう。たいていの場合、メリットよりもデメリットの方が大きいですし、Googleのセキュリティがかなり強固なのも理由があります。
Googleドライブの最大の強みは、適切に使用すれば、共有機能がいかに堅牢でシンプルであるかです。アクセス権を持つユーザーを定期的に確認し、権限を無効化することが、疑わしいツールに煩わされることなくセキュリティを維持する最善の方法です。