ServiceNow レポートを Excel にエクスポートするのは、それほど難しいことではありませんが、権限がオフになっていたり、メニュー パスに慣れていない場合は、多くの場合、ユーザーがつまずくような作業です。ただし、これは非常に便利で、プラットフォーム外でデータを簡単にスライス、ダイス、ピボット テーブルの追加など、さまざまな操作を実行できます。正直なところ、慣れてしまえば、いくつかの手順が無限のメニューの背後に隠れているように感じても、非常に簡単です。ただし、一部のレポート、特にカスタム レポートや複雑なレポートでは、書式設定の問題やエクスポート制限のために問題が発生する可能性があるので注意してください。それでも、適切に実行する方法を知っておく価値はあります。特に関係者と情報を共有したり、オフラインで作業したりする場合には、さらに分析がはるかに簡単になるからです。
ServiceNowレポートをExcelにエクスポートする方法
レポートセクションにアクセスする
もちろん、すべてはここから始まります。いつものURLでServiceNowインスタンスにログインし、ナビゲーションメニューに移動してレポートを見つけてください。通常は、管理者の設定に応じてセルフサービスまたはアナリティクスの下にあります。レポートが表示されない場合は、ユーザーロールに適切な権限が付与されていることを確認してください。権限がないと、エクスポートがうまくいかない可能性があります。
レポートを選択して実行する
レポートセクションに移動したら、エクスポートしたいレポートを見つけます。保存済みのレポートを検索または参照できます。レポートを開いたら、実行ボタンをクリックしてください。これにより、最新のデータがエクスポートされます。ただし、設定によってはレポートがすぐに表示されない場合があるので、数秒お待ちください。
Excelにエクスポート
いよいよお楽しみのパートです。エクスポート ボタンを探してください。ほとんどの設定では、ドロップダウンメニューまたは下矢印のアイコンで表示されます。そこから Excel を選択します。表示されない場合は、エクスポートオプションが その他のオプション または歯車アイコンの下に隠れている場合があります。ServiceNow のバージョンによっては、エクスポート時に CSV と XLSX などのファイル形式の選択が表示される場合があります。互換性を重視する場合は XLSX を選択してください。
ダウンロードして検証
Excelを選択するとすぐにレポートが処理され、ダウンロードリンクがポップアップ表示されます（通常は画面下部またはブラウザのプロンプトに表示されます）。リンクをクリックして、保存しやすい場所に保存し、Excelで開いてください。エクスポートの問題で大きなレポートが崩れてしまうことがあるため、すべてのデータが正しいことを再度確認してください。
よりスマートにするための追加のヒント
– エクスポートする前に、フィルターを適用したり、レポートをカスタマイズして、必要なものだけを含めるようにすることをお勧めします。大きなExcelファイルは処理速度を低下させる可能性があるため、少ないほど効果的です。 – 頻繁にエクスポートを行う場合は、レポート設定を保存して、フィルターや列を毎回再設定する必要がないようにすることをお勧めします。 – 特定のブラウザや設定では、エクスポートボタンが不安定になることがあります。その場合は、キャッシュをクリアするか、Chromeなどの別のブラウザを試してみることをお勧めします。
よくある落とし穴とその回避方法
一部の設定では、エクスポートボタンがグレー表示になったり、まったく表示されない場合があります。これは通常、権限の問題です。report_admin や report_user などのロールを持っているか確認するか、アカウントが正しく設定されているかどうかを管理者に確認してください。また、複雑なレポートや特定のカスタマイズによって、エクスポート機能が一時的に機能しなくなる場合があります。その場合は、レポートを簡素化するか、ServiceNow のバージョンを更新すると改善する可能性があります。
考慮すべき追加のコツ
自動化に興味がある方、または定期的に自動化を行っている方は、Excel形式でメール配信する定期レポートの設定もおすすめです。クリック操作は一切不要です。システムスケジューラの定期レポートで定期レポートを設定し、メールの受信者を指定して、形式としてExcelを選択するだけです。
正直、ちょっと変な感じですが、メニューのパスと権限に慣れてしまえば、本当に簡単です。ServiceNow 以外で計算処理をする際にも、本当に時間の節約になります。エクスポート処理には、おかしなフォーマットやデータの欠落など、時々問題が発生することもありますが、ほとんどの場合、すべて正常に動作します。ただし、ファイルサイズには注意してください。レポートが巨大な場合、Excel がうまく動作しなかったり、遅くなったりする可能性があります。そのため、事前にフィルタリングしておくと非常に便利です。
まとめ
- ServiceNow にログインし、[レポート]に移動します。
- レポートを見つけて、「実行」をクリックします。
- 「エクスポート」 → 「Excel」をクリックします。
- ダウンロードしてデータが正しいことを確認します。
まとめ
ServiceNowレポートをExcelにエクスポートするのは、一見簡単そうに見えて、権限やレポートの複雑さでつまずくことがあるタスクの一つです。何度か試すと、ごく自然に、ほんの数回クリックするだけで完了するようになります。権限とフィルターを念入りに確認し、レポートが乱雑に見える場合は、エクスポート前に遠慮なく調整してください。これで、誰かの時間を節約できたり、レポートのエクスポートで問題が発生した際のトラブルシューティングが楽になったりすることを願っています。頑張ってエクスポートを！