Uitzoeken hoe je een pincode van een adres in Excel kunt splitsen, kan een echte hoofdpijn zijn als de gegevens niet helemaal uniform zijn. Misschien variëren je adressen enigszins, of staan de pincodes niet altijd op dezelfde plek. Het is frustrerend, want handmatig opschonen is niet praktisch, vooral niet als je honderden of duizenden items hebt. Maar gelukkig zijn er een paar trucjes met Excel-functies die het allemaal een stuk eenvoudiger kunnen maken en je een hoop tijdrovend kopiëren en plakken besparen. Als je het eenmaal onder de knie hebt, kun je je gegevens snel opschonen en alles overzichtelijk houden voor analyse of mailinglijsten, wat je ook doet.
Hoe u een pincode van een adres in Excel kunt scheiden
Methode 1: RIGHT en LEN gebruiken voor een uniforme pincodelengte
Deze aanpak is prima als je pincodes allemaal even lang zijn, bijvoorbeeld 6 cijfers. Het is een beetje vreemd, maar als de pincode altijd aan het einde van het adres staat, kun je de laatste 6 tekens eraf knippen om de pincode te behouden, en het adres vervolgens opschonen.
- Open het Excel-bestand met uw adressen.
- Identificeer de kolom waar het volledige adres staat. Stel dat dit kolom A is.
- Voeg er een nieuwe kolom naast in voor pincodes, bijvoorbeeld in B.
- Schrijf in cel B2
=RIGHT(A2, 6):.Hiermee worden de laatste 6 tekens overgenomen, ervan uitgaande dat pincodes altijd 6 cijfers lang zijn. - Sleep de formule door de hele kolom. Bij sommige datasets mislukt dit de eerste keer, maar na een paar pogingen lukt het wel. Ik weet niet waarom, maar het komt vaak genoeg voor.
Voor het adres zelf wil je het pincodegedeelte van het oorspronkelijke adres verwijderen. Ga terug naar kolom A, in cel A2, en schrijf: =LEFT(A2, LEN(A2)-6). Dat knipt de laatste zes tekens weg. Zorg ervoor dat je dit ook naar beneden sleept.
- Controleer daarna nog een paar invoergegevens om er zeker van te zijn dat het adres en de pincode kloppen. Soms kunnen extra spaties of een iets afwijkende notatie de boel in de war schoppen.
Methode 2: Adressen met variabele pincodeposities verwerken met behulp van FIND
Dit is flexibeler als je pincodes niet altijd aan het einde staan of verschillende lengtes hebben. Het is iets ingewikkelder, maar werkt beter met rommelige gegevens.
- Stel dat de pincode altijd wordt voorafgegaan door een spatie of een scheidingsteken. Gebruik de functie FIND om dat scheidingsteken te vinden. Bijvoorbeeld:
=FIND(" ", A2). - Dit geeft aan waar de eerste spatie is. Als uw pincodes aan het einde staan en er maar één spatie voor staat, kan dit helpen om het begin van de pincode te vinden.
- Gebruik vervolgens RECHTS met de positie van de spatie om de pincode te pakken:
=TRIM(RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND(" ", A2))). Dit extraheert alles na die spatie. - Voor het adres kunt u het volgende gebruiken:
=LEFT(A2, FIND(" ", A2) - 1)om alles vóór de spatie te krijgen.
Deze configuratie is wat kwetsbaarder als uw adressen niet consistent zijn, maar werkt wel goed als de pincodes aan het einde staan en door een spatie worden gescheiden.
Extra tips
Soms zijn je gegevens niet perfect. Extra spaties, verschillende formaten of ontbrekende pincodes maken het lastig. De TRIM- functie kan helpen om extra spaties op te schonen voordat je deze methoden toepast. Maak ook altijd een back-up voordat je begint, voor het geval er iets vreemds gebeurt. En als je met veel gegevens werkt, kan het gebruik van macro’s of geautomatiseerde scripts je op den duur veel tijd en gedoe besparen.
En eerlijk gezegd werken deze formules bij sommige configuraties niet altijd perfect in één keer; ze moeten misschien vernieuwd of opnieuw toegepast worden na het oplossen van een paar inconsistenties. Het is een beetje vervelend, maar het is te hanteren als je er eenmaal aan gewend bent.
Samenvatting
- Open uw Excel-bestand
- Identificeer de adreskolom
- Voeg een nieuwe kolom in voor pincodes
- Gebruik de functies RECHTS, LINKS, LEN en optioneel VINDEN om gegevens te splitsen
- Versleep formules naar beneden om de volledige dataset te bedekken
- Controleer en herstel eventuele fouten of rommelige gegevens
Afronding
Het scheiden van pincodes van adressen in Excel is geen hogere wiskunde, maar het kan wel wat lastig zijn als de gegevens niet perfect zijn. De sleutel is om de juiste methode te kiezen op basis van hoe consistent je gegevens zijn – of die pincodes nu netjes aan het einde van elk adres staan of ergens anders verstopt zitten. Het onder de knie krijgen van deze functies kan een vervelende klus in een snelle klus veranderen, vooral als je duizenden items moet opschonen. Vergeet niet om een back-up van je bestanden te maken en je werk dubbel te controleren. Hopelijk scheelt dit iemand een paar uur – het heeft voor mij gewerkt met meerdere datasets, dus ik hoop dat het voor jou ook werkt.