Het exporteren van een ServiceNow-rapport naar Excel is niet bepaald een fluitje van een cent, maar het is vaak een lastige opgave als de rechten niet goed staan of als je niet bekend bent met de menupaden. Het is echter superhandig: het stelt je in staat om meer met je data te doen buiten het platform, zoals slicing, dicing of het toevoegen van draaitabellen zonder gedoe. En eerlijk gezegd, als je het eenmaal onder de knie hebt, is het vrij eenvoudig, zelfs als sommige stappen aanvoelen alsof ze zich achter eindeloze menu’s verschuilen. Let wel op: sommige rapporten, vooral aangepaste of complexe rapporten, kunnen je hoofdpijn bezorgen vanwege opmaakproblemen of exportbeperkingen. Toch is het de moeite waard om te weten hoe je het goed moet doen, omdat het verdere analyse veel gemakkelijker maakt, vooral als je gegevens deelt met stakeholders of offline werkt.
Een ServiceNow-rapport exporteren naar Excel
Toegang tot het rapportgedeelte
Het begint natuurlijk allemaal hier. Log in op je ServiceNow-instance met je gebruikelijke URL, ga vervolgens naar het Navigatiemenu en zoek Rapporten – meestal onder Selfservice of Analytics, afhankelijk van hoe je beheerder het heeft ingesteld. Als je geen rapporten kunt zien, controleer dan of je gebruikersrol de juiste rechten heeft – anders wordt exporteren alleen maar frustrerend.
Selecteer en voer het rapport uit
In het gedeelte Rapporten vindt u het rapport dat u wilt exporteren. U kunt opgeslagen rapporten doorzoeken of erdoorheen bladeren. Klik bij het openen op de knop Uitvoeren. Zo weet u zeker dat u de meest recente gegevens exporteert. Let op: bij sommige configuraties worden rapporten niet direct ingevuld, dus wacht een paar seconden.
Exporteren naar Excel
Nu komt het leuke gedeelte. Zoek naar de knop Exporteren – in de meeste configuraties is dit een dropdownmenu of een pictogram met een pijltje naar beneden. Selecteer Excel in die opties. Als u deze niet ziet, staan de exportopties soms onder Meer opties of een tandwielpictogram. Houd er rekening mee dat, afhankelijk van uw versie van ServiceNow, de export mogelijk een aantal opties biedt voor bestandstypen, zoals CSV of XLSX; kies XLSX voor de beste compatibiliteit.
Downloaden en verifiëren
Zodra u Excel selecteert, wordt het rapport verwerkt en verschijnt er een downloadlink – meestal onderaan het scherm of als browserprompt. Klik erop, sla het ergens handig op en open het in Excel. Controleer nogmaals of alle gegevens correct zijn, want exportproblemen kunnen soms grote rapporten verstoren.
Extra tips om het slimmer te maken
– Voordat u exporteert, is het de moeite waard om filters toe te passen of het rapport aan te passen, zodat het alleen bevat wat u daadwerkelijk nodig hebt. Minder is meer als het gaat om grote Excel-bestanden die de zaken kunnen vertragen.- Als u dit vaak doet, probeer dan rapportconfiguraties op te slaan, zodat u filters of kolommen niet elke keer opnieuw hoeft in te stellen.- Soms kunnen exportknoppen in bepaalde browsers of configuraties onbetrouwbaar werken. In dat geval is het de moeite waard om de cache te wissen of een andere browser zoals Chrome te proberen.
Veelvoorkomende valkuilen en hoe u ze kunt vermijden
In sommige configuraties is de exportknop mogelijk grijs of ontbreekt deze helemaal. Dit komt meestal door de machtigingen. Controleer of u rollen zoals report_admin of report_user hebt, of vraag uw beheerder of uw account correct is ingesteld. Complexe rapporten of bepaalde aanpassingen kunnen de exportfunctie ook tijdelijk verstoren. In dat geval kan het helpen om het rapport te vereenvoudigen of uw ServiceNow-versie bij te werken.
Extra trucs om te overwegen
Nog iets om te proberen – als je van automatisering houdt of dit regelmatig doet – is het instellen van geplande rapporten met e-mailbezorging in Excel-formaat, zodat je niet eens hoeft te klikken. Stel gewoon een gepland rapport in met Geplande rapporten onder Systeemplanner en specificeer een e-mailontvanger. Kies vervolgens Excel als formaat.
Eerlijk gezegd is het een beetje vreemd, maar als je de menupaden en rechten eenmaal onder de knie hebt, is het doodsimpel. En het bespaart je enorm veel tijd bij het verwerken van cijfers buiten ServiceNow. Soms heeft het exportproces wat eigenaardigheden – zoals vreemde opmaak of ontbrekende gegevens – maar meestal komt alles goed uit. Houd wel rekening met de bestandsgrootte; als je rapport enorm is, kan Excel haperen of traag zijn, dus eerst filteren helpt enorm.
Samenvatting
- Meld u aan bij ServiceNow en ga naar Rapporten.
- Zoek uw rapport en klik op Uitvoeren.
- Klik op Exporteren → Excel.
- Download de data en controleer of deze klopt.
Afronding
Het exporteren van ServiceNow-rapporten naar Excel is absoluut een van die taken die eenvoudig lijken, maar je in de problemen kunnen brengen met machtigingen of complexe rapporten. Als je het een paar keer hebt gedaan, voelt het heel natuurlijk aan – slechts een paar klikken. Vergeet niet om je machtigingen en filters te controleren en wees niet bang om het rapport aan te passen voordat je het exporteert als het er rommelig uitziet. Hopelijk scheelt dit iemand een paar uur, of maakt het in ieder geval het oplossen van problemen minder vervelend wanneer je tegen een probleem aanloopt bij het exporteren van rapporten. Veel succes en plezier met exporteren!