Ik dacht dat ik hier even mijn zegje zou doen, want dit is een veelvoorkomend raadsel. Een vervaldatum instellen voor gedeelde bestanden op Google Drive klinkt superhandig, vooral als je gevoelige informatie verwerkt of gewoon niet wilt dat links eeuwig blijven rondzweven. Maar hier is het punt: bij gewone gratis accounts is die functie vrijwel niet beschikbaar. Ja, Google houdt dat soort dingen achter de betaalmuur voor Workspace-gebruikers. Dus als je dit met een gratis account probeert te doen, verwacht er dan niet te veel van. Je hebt een Google Workspace-abonnement nodig om deze functie te krijgen.
Probeer je het toch? Nou, dit is wat je moet doen met een Workspace-account. Log eerst in op Google Drive met je Workspace-account. Zoek het bestand dat je wilt delen, klik er met de rechtermuisknop op en klik vervolgens op Delen. Voer in het deelvenster het e-mailadres in van degene met wie je wilt delen. Zoek vervolgens naar de vervolgkeuzepijl naast het e-mailadres in het deelvak. Deze bevindt zich meestal rechts van de naam of het e-mailadres nadat je ze hebt toegevoegd.
Als je account in aanmerking komt, zie je daar de optie Vervaldatum toevoegen. Let wel: deze optie verschijnt alleen als je account een Workspace-abonnement heeft dat deze optie ondersteunt. Als de optie er is, stel je de gewenste vervaldatum in, klik je op Gereed en dat is alles. In sommige configuraties werkt dit perfect, maar in andere zie je de functie mogelijk helemaal niet. Dat is het frustrerende aan de verschillende accountniveaus van Google. Soms verschijnt de optie pas na een paar keer vernieuwen of uit- en weer inloggen.
Houd er rekening mee dat de ontvanger na de vervaldatum geen toegang meer heeft tot het gedeelde bestand. Je zult het later opnieuw moeten delen indien nodig. Het is een beetje vreemd, want deze functie is niet overal beschikbaar en Google maakt het niet echt duidelijk, tenzij je een Workspace-gebruiker bent.
Hoe stel ik een vervaldatum in voor bestanden op Google Drive?
Methode 1: Google Workspace gebruiken
- Meld u aan bij Google Drive met uw Workspace-account.
- Zoek het bestand met een vervaldatum dat u wilt delen en klik er met de rechtermuisknop op.
- Selecteer Delen.
- Typ het e-mailadres van de persoon met wie u wilt delen.
- Klik op de vervolgkeuzepijl naast hun e-mailadres.
- Als u Vervaldatum toevoegen ziet, klikt u erop.
- Kies een vervaldatum en klik op Gereed.
Dit is de meest voorkomende manier om dit te doen als je account dit ondersteunt. Het is een overzichtelijke, ingebouwde manier, maar nogmaals: alleen voor betaalde abonnementen. Als je het niet ziet, heb je waarschijnlijk een gratis account dat de functie gewoon niet ondersteunt.
Methode 2: Oplossingen (niet officieel ondersteund, maar werkt soms)
- Gebruik add-ons of scripts van derden, zoals Winhance, die beweren vervaldatums toe te voegen. Wees echter voorzichtig met beveiliging en ondersteuning.
- U kunt ook een intern beleid instellen om de toegang na een bepaalde datum handmatig uit te schakelen. Dit is niet ideaal en vereist handmatig werk.
Eerlijk gezegd, omdat Google het natuurlijk moeilijker moet maken dan nodig is, plannen sommige mensen gewoon een herinnering in om de toegang handmatig in te trekken of de gedeelde link op het juiste moment te verwijderen. Misschien is dat meer gedoe dan het zou moeten zijn, maar ja, soms is dat de enige manier als je een gratis account hebt.
Nog iets dat helpt:
- Controleer regelmatig het gedeelte ‘Gedeeld met mij’.
- Stel agendaherinneringen in om, indien nodig, de toegang in te trekken of links te verwijderen.
Veelgestelde vragen:
Is de vervaldatum niet beschikbaar op Google Drive?
Dit betekent meestal dat je een gratis account hebt. Alleen Google Workspace-abonnementen hebben een ingebouwde functie om vervaldata voor gedeelde bestanden in te stellen. Omdat Google graag functies achter betaalde abonnementen blokkeert, is dit nogal vervelend.
Is het instellen van een vervaldatum alleen mogelijk voor Workspace-accounts?
Ja, dat klopt. Op gratis accounts heb je in principe alleen aandelen zonder vervaldatum. Wil je het echt, dan moet je upgraden.
Hoe kunnen gratis gebruikers dan gevoelige bestanden beschermen?
Eerlijk gezegd is het het beste om handmatig tijdsgelimiteerde toegang in te stellen – door mensen handmatig te verwijderen of de linkinstellingen te wijzigen. Of gebruik gedeelde links die na een bepaalde periode verlopen, als je dat extern kunt bepalen (bijvoorbeeld op je website of in je e-mail).Google maakt het natuurlijk niet makkelijk.
Hoe lang blijven gedeelde bestanden op Google Drive bewaard?
Tenzij u een vervaldatum instelt of de toegang handmatig intrekt, blijven deze links voor altijd actief. Het instellen van datums helpt u overigens bij het automatiseren van de controle, maar dit is alleen beschikbaar voor betaalde abonnementen.
Hopelijk werpt dit wat licht op de zaak. Als je echt controle over de vervaldatum nodig hebt, kun je het beste een Google Workspace-abonnement nemen of het handmatig omzeilen. Veel succes en ik hoop dat het delen van bestanden minder een hoofdpijndossier wordt!
Samenvatting
- Gratis Google Drive-accounts ondersteunen standaard geen vervaldatums.
- Alleen Google Workspace-abonnementen hebben deze functie ingebouwd.
- Om een vervaldatum in te stellen, meldt u zich aan bij Drive met een Workspace-account, deelt u op de normale manier en selecteert u Vervaldatum toevoegen.
- Bij gratis accounts kunt u handmatige intrekking of het gebruik van hulpmiddelen van derden overwegen, maar wees u wel bewust van de mogelijke ondersteuningsproblemen.
- Controleer gedeelde toegang regelmatig en trek deze indien nodig in.
Afronding
Al met al is de mogelijkheid om vervaldatums direct op gedeelde bestanden in te stellen een leuke functie, maar de niveaus van Google maken het ingewikkelder. Als die functie echt belangrijk is, is upgraden naar Workspace misschien de beste optie. Anders zijn handmatige methoden of herinneringen de beste optie. Onthoud dat Google dol is op het blokkeren van functies, dus een beetje workaround-mentaliteit kan de klus klaren. Hopelijk bespaart dit iemand tijd of voorkomt het verwarring.