Heb je ooit een afbeelding vol belangrijke tekst gehad en geen eenvoudige manier om die in Excel te krijgen? Best vervelend, toch? Vooral als je te maken hebt met gescande documenten, bonnen of zelfs screenshots van gegevens. Gelukkig hebben recente versies van Excel (2019, Office 365 en later) een ingebouwde OCR-functie – genaamd ‘Gegevens uit afbeelding invoegen’ – die je een hoop tijd kan besparen. Maar hier is het punt: het is niet perfect en soms heeft het een klein zetje nodig om goed te werken. Dus, als je tekst er niet goed uitziet of de functie gewoon niet wordt weergegeven, zijn er een paar trucjes die het proberen waard zijn om alles soepel te laten verlopen.
Tekst uit een afbeelding extraheren in Excel
Zorg ervoor dat uw kantoor up-to-date en klaar is
Controleer allereerst of je de nieuwste versie van Excel hebt, want toen verscheen de functie – anders is hij er gewoon niet. Ga naar Bestand > Account > Bijwerkopties > Nu bijwerken. Als je de functie nog steeds mist, is je Office-versie misschien niet actueel of gebruik je een oudere build die deze functie niet ondersteunt. Zorg er ook voor dat je afbeelding lokaal op je pc is opgeslagen (niet alleen als schermafbeelding in de cloud), want soms heeft de herkenning problemen met webgebaseerde afbeeldingen of schermafbeeldingen die rechtstreeks vanuit het klembord zijn geplakt.
Zorg ervoor dat de functie is ingeschakeld en gemakkelijk toegankelijk is
Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar controleer nog even of de functie niet verborgen is. Ga in Excel naar het tabblad Gegevens en zoek naar Gegevens uit afbeelding invoegen. Als het daar niet staat, kun je het lint aanpassen: Bestand > Opties > Lint aanpassen en het toevoegen onder het tabblad Gegevens. Soms helpt het om het prominent in beeld te hebben, zodat je de paniek “Waar is dat OCR-ding?” kunt vermijden.
Controleer de kwaliteit en het formaat van uw afbeeldingen voordat u ze importeert
Afbeeldingen met een lage resolutie, wazige of slecht belichte afbeeldingen zijn een nachtmerrie voor OCR – geen verrassing. Zorg ervoor dat je afbeelding helder, goed belicht en niet overladen is met achtergrondruis. Een snelle oplossing als je vastloopt: open de afbeelding in een eenvoudige editor (zoals Paint of Foto’s), snijd onnodige elementen weg en verhoog indien mogelijk het contrast. Sla op als PNG of JPEG – Excel’s OCR is behoorlijk flexibel, maar het vermijden van vreemde formaten zoals GIF of BMP kan helpen.
Gebruik de functie en los problemen op als deze mislukt
Ga naar Gegevens > Van afbeelding. Selecteer je afbeeldingsbestand en laat Excel het verwerken. Je zou een voorbeeld moeten zien van wat er geïmporteerd gaat worden. Als het er onleesbaar uitziet of er niets te zien is, probeer dan het volgende:
- Controleer of de afbeelding in de juiste map staat. Soms kan het helpen om de afbeelding te verplaatsen naar uw Bureaublad of Documenten.
- Als de voorvertoning leeg of onjuist is, probeer deze dan opnieuw te scannen. Bij sommige configuraties kan de OCR van Excel in eerste instantie haperen. Het proces herhalen helpt vaak.
- Maak de afbeelding verder schoon. Soms kan het helpen om ruis te verminderen of de tekst scherper te maken, zodat OCR zijn werk kan doen.
Op sommige machines kan dit de eerste keer dat het wordt uitgevoerd onstabiel zijn. Na een herstart of een update van Office verloopt alles meestal soepel. Als je foutmeldingen krijgt dat OCR de afbeelding niet kan verwerken, is het de moeite waard om de afbeelding te openen in Paint of Foto’s en vervolgens opnieuw op te slaan. Soms kan eenvoudigweg opnieuw opslaan vreemde compatibiliteitsproblemen oplossen.
Verbeter de nauwkeurigheid met voorbewerking
Niet helemaal perfect gescand? Geen zorgen. Je kunt het een beetje verbeteren met gratis beeldbewerkingsprogramma’s (GIMP, Paint. NET).Door het contrast te verhogen, de afbeelding naar zwart-wit om te zetten of te verscherpen, kun je de OCR-nauwkeurigheid aanzienlijk verbeteren. De reden: OCR werkt beter met contrastrijke, heldere afbeeldingen. Vage of gekleurde achtergronden maken het voor Excel alleen maar moeilijker om te lezen wat erin staat.
Laatste tip: werk Office bij en controleer invoegtoepassingen
Als het nog steeds niet werkt, controleer dan of je Office-pakket volledig is bijgewerkt. Soms worden bugs in nieuwere releases verholpen. Schakel ook invoegtoepassingen van derden uit die mogelijk conflicteren met Office-functies. Je kunt dit doen via Bestand > Opties > Invoegtoepassingen. Schakel verdachte invoegtoepassingen uit, start Excel opnieuw op en probeer het opnieuw.
Vergeet niet dat Windows het natuurlijk moeilijker moet maken dan nodig is. Niet elke afbeelding levert in één keer perfecte resultaten op, en OCR is geen tovermiddel – soms moet je achteraf gewoon wat handmatige aanpassingen doen, vooral als de kwaliteit van de afbeelding niet optimaal is. Maar oefening baart kunst, en deze aanpassingen hebben al heel wat mensen geholpen om betere resultaten te behalen.